Đẩy mạnh chỉnh lý, số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

Ngày 7/5, Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức Hội nghị về tình hình triển khai thực hiện các chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Bí thư, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về công tác chỉnh lý, số hóa, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị. Đồng chí Bùi Thúy Phượng, Trưởng Ban Tổ chức Tỉnh ủy, dự và phát biểu chỉ đạo tại hội nghị.

Với sự chủ động trong tham mưu và hướng dẫn của Văn phòng Tỉnh ủy, đến nay, 22 đơn vị trong toàn tỉnh đã ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu. Công tác chỉnh lý tài liệu được triển khai tại hầu hết các huyện, thành phố và xã, phường, với tổng cộng hơn 1.600 mét tài liệu được chỉnh lý đúng quy định. Tuy nhiên, vẫn còn hơn 2.800 mét tài liệu chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, tập trung nhiều tại các địa phương như: Vân Đồn, Hải Hà, Móng Cái.

Cùng với chỉnh lý, việc số hóa tài liệu cũng đang được đẩy mạnh. Đến nay, đã có hơn 50 mét tài liệu được số hóa tại các cấp, trong đó có 4 đơn vị cấp huyện đang thực hiện số hóa tại kho lưu trữ. Dù vậy, khối lượng tài liệu chưa được số hóa còn rất lớn, lên tới hơn 2.200 mét, do còn gặp nhiều khó khăn về nhân lực, kinh phí và hạ tầng kỹ thuật.

Công tác lưu trữ hiện vẫn còn nhiều tồn tại, nhất là tình trạng thiếu cán bộ chuyên trách, cơ sở vật chất lưu trữ xuống cấp và thiếu trang thiết bị phục vụ số hóa. Việc phân loại, giải mật và xử lý tài liệu có nội dung nhạy cảm cũng đặt ra yêu cầu cao về quy trình kỹ thuật và bảo mật.

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, đồng chí Bùi Thúy Phượng, Trưởng Ban Tổ chức Tỉnh ủy nhấn mạnh, công tác chỉnh lý, số hóa, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị là công việc rất quan trọng nhằm quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; tránh phân tán, mất mát, hư hỏng, lộ lọt thông tin hồ sơ, tài liệu khi thực hiện Nghị quyết, văn bản chỉ đạo của Ban Chấp hành Trung ương về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. 

Với ý nghĩa đó, đồng chí Trưởng Ban Tổ chức Tỉnh ủy yêu cầu các địa phương cần ưu tiên nguồn lực để khẩn trương số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại. Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ. Trong quá trình thực hiện phải gắn trách nhiệm để tổ chức thực hiện một cách khẩn trương, quyết liệt nhằm sớm hoàn thành công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu, theo đúng tinh thần, thời gian quy định tại Công văn số 64-CV/TW ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư và các chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh ủy đề ra.