Đừng mua Microsoft Word! Đây là 5 lý do để bạn sử dụng Office Online để thay thế

Microsoft Office hiện là bộ ứng dụng năng suất mạnh mẽ nhất trên toàn thế giới, nhưng bạn có biết rằng hầu hết mọi người không cần trả tiền cho Microsoft Word và các ứng dụng khác không? Nhờ có Microsoft Office Online, bạn có thể truy cập các phiên bản đơn giản của những ứng dụng Office phổ biến nhất này một cách dễ dàng và nhanh chóng mà không mất bất cứ số tiền nào.

Đối với hầu hết người dùng, những phiên bản rút gọn này của Office hoạt động khá tốt. Dưới đây là một số lý do để chúng ta sử dụng Word Online, Excel Online cũng như các dịch vụ miễn phí khác.

1. Office Online hoàn toàn miễn phí

Lợi ích lớn nhất của Office Oneline là bạn có thể sử dụng mà không cần trả phí. Đây là cách dễ nhất để sử dụng Microsoft Word miễn phí và hợp pháp.

Theo truyền thống, bạn phải trả trước cho một bản sao standalone của phiên bản Office mới nhất (chẳng hạn như Office 2021 hoặc Office 2019), vốn có thể có giá từ 100 USD trở lên. Hiện tại, Microsoft muốn bạn đăng ký thuê bao Microsoft 365 và có giá phải chăng hơn: 7 USD hoặc cao hơn cho mỗi tháng, nhưng số tiền thuê bao vẫn sẽ tăng lên theo thời gian.

Với Office Online, bạn có quyền truy cập vào các phiên bản trực tuyến của Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams và Outlook miễn phí. Các ứng dụng ít được sử dụng hơn như Microsoft Teams, Forms và Sway cũng được đưa vào danh sách các dịch vụ Office Online. Tuy nhiên, không có phiên bản trực tuyến nào cho Access và Publisher.

Để dùng thử, hãy đăng nhập tài khoản Microsoft vào trang web Office.com, sau đó truy cập vào trang ứng dụng Office của bạn. Tại đây, bạn sẽ thấy mọi thứ có sẵn và có thể chuyển sang bất kỳ ứng dụng nào bạn thích.

2. Truy cập tài liệu ở mọi nơi với bộ nhớ đám mây

Việc chỉ lưu file của bạn vào một chiếc máy tính có thể gây ra một vài phiền phức khi bạn cần xử lý chúng trên một thiết bị khác. Dù tùy chọn lưu vào đám mây có sẵn trong các phiên bản Office desktop hiện đại ngày nay, những tùy chọn này được bật theo mặc định và khá dễ sử dụng trong Office Online.

Mọi người đều sẽ có được 5GB lưu trữ miễn phí trong OneDrive với tài khoản Microsoft của mình. Con số này là khá nhiều để lưu trữ tài liệu cá nhân, bảng tính và bài thuyết trình. Khi làm việc trong Office Online, mọi thay đổi sẽ được lưu vào tài khoản OneDrive của bạn.

Với ứng dụng OneDrive trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng kéo tài liệu của mình lên mọi nơi. Và nếu cần chỉnh sửa chúng một cách nhanh chóng, bạn có thể chỉ cần đăng nhập vào Office Online trên bất kỳ máy tính nào.

Thậm chí, Office Online không phụ thuộc vào bất cứ thiết bị nào. Bạn có thể truy cập nó trên mọi thiết bị có trình duyệt wêb, bao gồm cả máy Mac và Linux. Những ứng dụng Office miễn phí cho Android và iPhone cho phép bạn truy cập vào Word, Excel, PowerPoint cùng nhiều ứng dụng khác với chức năng tương tự trên thiết bị di động.

3. Chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Rất nhiều người chia sẻ tài liệu Office desktop với những người khác qua email. Cách này không sai, nhưng việc liên tục gửi đi gửi lại một tài liệu sẽ trở nên cồng kềnh hơn. Với Office Online, bạn có thể dễ dàng nhấp vào nút Chia sẻ trong file để gửi liên kết đến bất kỳ ai. Menu này cho phép bạn lựa chọn bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập nó hay chỉ có những người mà bạn chỉ định. Bạn cũng có thể chọn xem những người khác có quyền chỉnh sửa hay không.

Office Online cũng giúp cho việc cộng tác trên các tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Cho dù bạn muốn chỉnh sửa một tờ giấy lớn cùng nhau hay cả hai cùng làm việc trong một bảng tính, việc cộng tác sẽ cần cả hai bên cùng mở tài liệu. Dù chức năng tương tự khả dụng trong Office desktop nhờ OneDrive, nhưng có nhiều rào cản hơn đối với việc sử dụng phiên bản desktop ngay từ ban đầu.

4. Office Online cung cấp một quy trình làm việc được đơn giản hóa

Các phiên bản trực tuyến của ứng dụng Office không có đầy đủ tính năng như những phiên bản desktop của chúng. Chúng không bao gồm các công cụ mạnh mẽ nhất, chẳng hạn như định dạng nâng cao của Word và vẽ biểu đồ chi tiết hoặc macro trong Excel.

Dù điều này có thể khiến Office Online không phù hợp cho các mục đích chuyên nghiệp, nhưng những ứng dụng này vẫn cung cấp nhiều khả năng cho mục đích sử dụng cá nhân.

Tuy nhiên, việc Office Online thiếu các tính năng hướng đến người dùng thành thạo thực sự có thể là một lợi ích lớn đối với một số người. Bạn có thể cảm thấy choáng ngợp trước số lượng công cụ trên Ribbon và các tùy chọn để tinh chỉnh trong phiên bản Office desktop. Nếu là người như vậy, có lẽ bạn sẽ thích cách tiếp cận thu gọn của Office Online.

Nếu sử dụng 1 chiếc máy tính cũ với ổ cứng HDD chậm chạp và dung lượng RAM hạn chế, Office Online cũng có thể hoạt động nhanh hơn đối với bạn. Trong khi ứng dụng Office desktop khá cồng kềnh, thì ứng dụng web lại không tạo ra quá nhiều áp lực như vậy cho hệ thống của bạn.

Office Online cũng cung cấp các lợi ích trong việc sắp xếp và tổ chức hệ thống file. Do nó giữ mọi file của bạn trong OneDrive, chúng sẽ không chiếm dung lượng lưu trữ trên máy của bạn (nếu bạn chọn không đồng bộ hóa chúng).

Lưu trữ mọi file Office trong OneDrive cũng đồng nghĩa rằng chúng không bị trộn lẫn với mọi thứ khác trên hệ thống của bạn. Mỗi ứng dụng hiển thị các file đã chính sửa và ghim gần đây thuộc loại của chúng (bảng tính, bản thuyết trình,...) để bạn có thể mở chúng từ đó thay vì tìm kiếm xung quanh hàng loạt thư mục.

Cuối cùng, việc sử dụng Office Online cho phép bạn lưu tài liệu ở định dạng file Office tiêu chuẩn, chẳng hạn như DOCX và XLSX. Vì có rất nhiều người sử dụng Office nên điều này rất quan trọng đối với khả năng tương thích giữa những người khác. Nhiều lựa chọn thay thế Microsoft Office miễn phí không hoạt động hoàn hảo với các định dạng này. Điều này đã tạo ra một lợi thế khác cho Office Online.

5. Office Online nhận được các bản cập nhật tính năng

Nếu không quan tâm đến Microsoft 365, bạn có thể cân nhắc mua một phiên bản Office độc lập, chẳng hạn như Office 2021. Tuy nhiên, nói chung, bạn không nên mua các phiên bản Office một lần này.

Công ty ưu tiên mang đến các tính năng mới cho Microsoft 365 đầu tiên và cứ sau vài năm, công ty lại phát hành một phiên bản Office độc lập mới với các tính năng mới nhất trong vài năm qua. Nhưng các phiên bản này chỉ nhận được những bản cập nhật bảo mật và chúng sẽ không nhận được các tính năng mới như khi Microsoft phát triển chúng.

Dù Office Online không nhận được mọi tính năng mới được thêm vào Microsoft 365 nhưng các phiên bản web lại có được những tính năng mới thường xuyên hơn so với các bản phát hành Office độc lập. Nếu các phiên bản web đáp ứng được nhu cầu của bạn, tại sao không sử dụng chúng miễn phí và nhận những tính năng mới, thay vì nhốt mình vào một phiên bản dành cho desktop không thể nhận thêm bất kỳ chức năng mới nào?

Bạn có thể truy cập vào trang cập nhật Office Online của Microsoft để xem những gì đã được thêm vào gần đây.

Khi nào thì Microsoft Office Online không phù hợp

Chúng ta đã xem xét một số lý do tại sao Office Online lại là một dịch vụ tuyệt vời mà bạn nên tận dụng, đặc biệt là so với Office desktop. Tuy nhiên, nó không hoàn hảo. Có một số tình huống mà bạn nên sử dụng những giải pháp khác.

Một trong những hạn chế lớn nhất của Office Online là lựa chọn hạn chế. Nếu yêu cầu bất cứ điều gì ngoài những thứ cơ bản, bạn sẽ cần phiên bản Office đầy đủ. Các ứng dụng như Access, Visio và Project không có phiên bản web miễn phí.

Sau khi dùng thử các ứng dụng Office Online, bạn cũng có thể thấy rằng chúng thiếu đi tính năng bạn cần. Chẳng hạn, bạn không thể sử dụng các phiên bản web để gộp thư hoặc thực thi macro. Những thứ đó yêu cầu đến phiên bản Microsoft Office truyền thống.

Một hạn chế nghiêm trọng khác của Office Online nằm ngay trong tên gọi của nó: bạn cần có kết nối internet để sử dụng. Đối với người thường xuyên đi du lịch mà không có mạng internet, Office Online sẽ không đủ tin cậy. Nếu rơi vào trường hợp đó, bạn có thể thử một lựa chọn Office miễn phí, chẳng hạn như LibreOffice và OpenOffice.

Bạn không cần phải trả tiền để có thể sử dụng Microsoft Word

Thật tuyệt vời khi Microsoft Word và các ứng dụng Office khác có sẵn trực tuyến miễn phí, bởi bạn sẽ không cần phải trả tiền cho những chức năng cơ bản. Nếu chưa bao giờ dùng thử Office Online, bạn nên dùng thử để xem nó có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không. Cuối cùng, bạn có thể tiết kiệm một khoản tiền bằng cách sử dụng Office Online thay vì phiên bản Office tiêu chuẩn truyền thống.

Như có thể đã biết, một trong những đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Office Online là bộ công cụ Google Docs. Nếu Office Online không phù hợp, Google Docs có thể hoạt động tốt hơn cho nhu cầu của bạn.