Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO trong cơ quan hành chính Nhà nước: Góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch

Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001 được áp dụng tại các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, xã của tỉnh từ rất sớm. Qua đó đem lại những hiệu quả tích cực, từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công của tỉnh.

Rõ quy trình, rõ người, rõ việc

Tại TP Móng Cái, hầu hết thủ tục hành chính (TTHC) sau khi UBND tỉnh công bố, thành phố chỉ đạo các cơ quan, đơn vị xây dựng quy trình ISO 9001; chỉ đạo các xã, phường niêm yết công khai TTHC song song với việc xây dựng quy trình ISO và cài đặt trên hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu một cửa điện tử.

Việc thành phố áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã làm giảm đáng kể chồng chéo, phiền hà trong giải quyết TTHC đối với người dân và doanh nghiệp. Chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ hành chính công, đặc biệt là thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4, dịch vụ bưu chính công ích ngày càng nâng cao.

Nhờ rõ người, rõ việc, rõ cách làm, việc giải quyết các TTHC của địa phương đã được thực hiện một cách khoa học, bài bản hơn. Nhiều TTHC được đơn giản hóa, cắt giảm, như: Kết hôn giảm từ 15 ngày còn 13 ngày; nhận cha, mẹ giảm 2 ngày; thành lập trường THCS công lập hoặc cho phép thành lập trường THCS tư thục giảm từ 27 còn 20 ngày...

Các địa phương, sở, ngành của tỉnh đã vận hành Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 từ rất sớm. Từ năm 2005, UBND tỉnh đã xác định việc xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là một trong những nội dung cơ bản của công tác cải cách TTHC. Tỉnh đã tiến hành thí điểm tại một số sở, ngành, sau đó áp dụng đồng loạt ở tất cả các địa phương, đơn vị vào năm 2014. Tỉnh nâng cấp Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và TCVN 9001:2015 phù hợp với từng giai đoạn. Từ cuối năm 2019 đến nay, 100% các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã duy trì áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 vào quy trình vận hành, xử lý, giải quyết công việc.

Ông Nguyễn Văn Tân, Chi cục trưởng Chi cục Tiêu chuẩn, Đo lường, Chất Lượng (Sở KH&CN), cho biết: Sau khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng, quy trình làm việc của cơ quan hành chính nhà nước được vận hành trơn tru, rõ người, rõ việc, rõ kết quả. Nhiều sở, ngành, địa phương đã rút ngắn thời gian giải quyết TTHC từ 40-60%. Tiêu biểu như: Ban Xúc tiến và Hỗ trợ đầu tư tỉnh cắt giảm trung bình trên 70% thời gian so với quy định; Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh trung bình cắt giảm 48,8%, đặc biệt một số thủ tục quyết định chủ trương đầu tư rút ngắn trên 60% thời gian; Sở Công Thương có TTHC cắt giảm thời gian giải quyết bằng 68,51% so với thời gian quy định... Qua đó, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, góp phần cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh cấp tỉnh.

Đặc biệt, thông qua hệ thống này, phương pháp chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo từng bước đổi mới theo hướng hiện đại hóa, kiểm soát chặt chẽ quá trình xử lý công việc, đảm bảo đúng tiến độ, quy định của Nhà nước; trách nhiệm của CBCC được phân công, phân cấp rõ ràng, trình độ về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ ngày càng được nâng cao.

Hướng đến ISO điện tử

“Trên nền tảng hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015, tỉnh đang xây dựng và sẽ sớm đưa vào vận hành, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO điện tử vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh trong quý I/2022" - Ông Nguyễn Văn Tân, Chi cục trưởng Chi cục Tiêu chuẩn, Đo lường, Chất lượng, cho biết.

Theo đó, tỉnh sẽ triển khai đồng bộ hệ thống này tại 228 cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh, gồm: 25 sở, ban, ngành; 13 chi cục thuộc sở; 13 đơn vị cấp huyện và 177 đơn vị cấp xã.

ISO điện tử xây dựng trên cơ sở tích hợp đồng bộ với tài khoản phần mềm CCVC và hệ thống chính quyền điện tử; một mặt vừa đảm bảo giải quyết TTHC bên ngoài, vừa theo dõi được tiến độ giải quyết công việc nội bộ giữa các sở, ngành. Tại phần mềm này, thời gian xử lý công việc của mỗi đơn vị sẽ được quy định rõ ràng nên thuận lợi cho người đứng đầu theo dõi, chỉ đạo, rút gọn hoàn toàn quy trình báo cáo, đôn đốc bằng văn bản trước kia.

“Ngoài ra, 2/3 số lượng văn phòng phẩm, giấy tờ phục vụ xử lý TTHC trong các cơ quan, đơn vị thuộc bộ máy hành chính cấp tỉnh cũng sẽ được tiết kiệm nhờ việc áp dụng hệ thống ISO điện tử này” - Ông Tân cho biết thêm.

Ban Chỉ đạo ISO tỉnh đang rà soát lại hiện trạng, hạ tầng hệ thống ISO điện tử và tiến hành tập huấn, hướng dẫn cho đội ngũ cán bộ phụ trách ISO sở, ngành, địa phương, đơn vị để đảm bảo đầu năm 2022 đưa vào vận hành hệ thống này tại các cơ quan hành chính nhà nước trên toàn tỉnh.