Phần mềm quản lý đoàn viên

Hiện Tỉnh Đoàn Quảng Ninh đang đẩy mạnh triển khai ứng dụng phần mềm quản lý đoàn viên, hướng đến xây dựng nền hành chính công hiện đại, hiệu quả. Theo đồng chí Bùi Thị Vân Anh, Trưởng Ban Tổ chức - Kiểm tra, Tỉnh Đoàn, trước đây, công tác quản lý đoàn viên cũng như các hoạt động của đoàn cơ sở được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Việc quản lý đoàn cơ sở, đoàn viên chủ yếu thông qua sổ sách, báo cáo, báo biểu.

Tuy nhiên, số lượng đoàn viên ngày càng tăng cao, lượng thông tin lưu trữ rất lớn, dẫn đến việc tra cứu thông tin khó khăn và thông tin không chính xác là khó tránh khỏi. Chẳng hạn như: Việc thống kê các đoàn viên chưa đóng đoàn phí, lên danh sách các đoàn viên tham gia hoạt động để khen thưởng và đánh giá xếp loại gặp nhiều khó khăn, không đảm bảo được thông tin chính xác, đầy đủ. Không những vậy, quản lý thông tin bằng sổ sách dễ thất lạc, lãng phí thời gian, công sức để thực hiện các nghiệp vụ cộng tổng hợp số liệu, lập báo cáo... Bằng phương pháp quản lý thủ công, đoàn viên và cán bộ Đoàn không có một công cụ để trao đổi thông tin. Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến quá trình điều hành, quản lý, chỉ đạo của BTV Tỉnh Đoàn đối với các phong trào, hoạt động của đoàn cơ sở. Để tránh lãng phí thời gian và để gia tăng hiệu quả quản lý đoàn viên, việc tin học hoá công tác quản lý đoàn viên là điều cần thiết.

Ảnh minh họa.

Năm 2013, BTV Tỉnh Đoàn đã thành lập Tổ Đề án “Xây dựng thiết kế phần mềm quản lý đoàn viên” và lựa chọn Trung tâm Tư vấn CNTT (Sở TT&TT) làm đơn vị tư vấn, thuê máy chủ và viết phần mềm quản lý đoàn viên. Phần mềm quản lý đoàn viên với nhiều chức năng mới, cho phép người sử dụng có thể truy cập trực tuyến và sử dụng ở bất kỳ nơi nào có intenet. Với chức năng tổng hợp, tìm kiếm và sao in, phần mềm này thực sự hữu ích trong công tác quản lý, tra cứu thông tin. Đồng chí Vân Anh nhận định: Những tính năng và ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý đoàn viên đã giải quyết được hầu hết những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý, lưu trữ, tra cứu hồ sơ, tài liệu của đoàn viên thanh niên trong toàn tỉnh. Qua đó, khắc phục tình trạng thất lạc, sai lệch thông tin, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Đặc biệt, phần mềm quản lý đoàn viên có tính tương tác cao, thao tác đơn giản, thông tin được cập nhật, trao đổi một cách nhanh chóng, cho phép nhiều người truy cập cùng lúc thông qua mạng nội bộ. Phần mềm quản lý đoàn viên sẽ giúp công tác quản lý đoàn viên một cách chặt chẽ, xuyên suốt từ cấp tỉnh đến cấp cơ sở trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Đây là giải pháp giúp BTV Tỉnh Đoàn và các huyện, thị, thành Đoàn và Đoàn trực thuộc kịp thời nắm bắt thông tin, theo dõi sát tình hình hoạt động, cũng như biến động về số lượng đoàn viên của các chi đoàn, cơ sở đoàn.

Để đảm bảo cho phần mềm được đưa vào sử dụng đúng tiến độ và phát huy hiệu quả, vừa qua, BTV Tỉnh Đoàn đã tổ chức tập huấn, giới thiệu tổng thể phần mềm quản lý đoàn viên tới 30 cơ sở đoàn trực thuộc Thành Đoàn Hạ Long;  hướng dẫn cách tạo tài khoản, các bước cụ thể trong nhập dữ liệu về đoàn viên, tra cứu thông tin, tiến hành nhập dữ liệu về đoàn viên... cho bí thư, phó bí thư các cơ sở đoàn trong toàn tỉnh.

Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả của các chức năng trong phần mềm quản lý đoàn viên, các đoàn cơ sở cần phát huy tinh thần tích cực, chủ động, thường xuyên theo dõi, cập nhật các thông tin về đoàn viên; kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm về BTV Tỉnh Đoàn và Tổ Đề án quản lý đoàn viên của tỉnh.

Lưu Phương Thảo