Ấn tượng từ những kỳ họp "không giấy tờ"

Với phương châm “Mỗi kỳ họp là một lần đổi mới”, các kỳ họp HĐND tỉnh đã tích cực đổi mới theo hướng linh hoạt, sáng tạo, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin. Trong đó, việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ của HĐND tỉnh là một trong những dấu ấn đột phá, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương.

Họp thời 4.0

Tại Kỳ họp lần thứ 13 (diễn ra từ 29-30/7/2019), lần đầu tiên HĐND tỉnh Quảng Ninh khoá XIII tổ chức kỳ họp không giấy tờ. Khác với các kỳ họp trước đó, trên bàn của các đại biểu không còn từng chồng tài liệu, không còn tiếng loạt soạt mở giấy trong cuộc họp. Tham gia họp không giấy tờ, mỗi đại biểu chỉ cần sử dụng 1 máy tính bảng được HĐND tỉnh cấp đã cài đặt tài khoản mạng riêng để truy cập tài liệu phục vụ kỳ họp. Trên ứng dụng sẽ có đầy đủ tài liệu kỳ họp, chương trình kỳ họp, danh sách đại biểu, các thông báo, tổng hợp thông tin báo chí, ý kiến cử tri. Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp khoa học để người dùng tiện theo dõi. Các thao tác của đại biểu sẽ được thực hiện ngay trên ứng dụng của máy tính. Cùng với đó, từ máy tính bảng, các đại biểu có thể tra cứu các thông tin khác để phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến hoặc chất vấn của mình.

Việc tổ chức các cuộc họp trước đây công đoạn phô tô tài liệu cần thực hiện thủ công mất thời gian, tốn giấy. Tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại công đoạn phô tô tài liệu rất mất thời gian. Tuy nhiên, khi triển khai mô hình phòng họp không giấy tờ các văn kiện tài liệu, chương trình, danh sách đại biểu, các tài liệu liên quan... đều được tích hợp trên phần mềm hỗ trợ kỳ họp được cài đặt trong máy tính bảng trang bị cho các đại biểu việc chuẩn bị tài liệu đã trở nên gọn nhẹ, tiện lợi hơn rất nhiều. Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh đã thực hiện tốt việc lưu trữ, khai thác và hệ thống hóa văn bản, tài liệu phục vụ đại biểu tiếp xúc cử tri, thảo luận, chất vấn... đem lại tiện ích tốt nhất cho đại biểu, tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian, công sức.

Quá trình triển khai họp không giấy tờ giúp văn phòng xử lý công việc nhanh, tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách. Từ đó thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp, điều phối, bảo đảm thông tin, bảo đảm hậu cần, phục vụ kịp thời, có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của HĐND tỉnh. Trong thời gian họp diễn ra có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy. Ngoài ra giải pháp họp không giấy tờ còn phục vụ được các cuộc họp mang tính cấp bách như chỉ đạo, giải quyết các vấn đề về an ninh chính trị, kinh tế - xã hội, thiên tai, dịch họa… Vừa giải quyết nhu cầu cấp bách, vừa giải quyết nhu cầu chỉ đạo thường xuyên, liên tục cùng một lúc khi có sự cố xảy ra.

Đến nay, các kỳ họp không giấy tờ được triển khai, đã giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, giảm trên 90% giấy tờ. Đồng chí Nguyễn Thị Ngân, Phó Chánh văn Phòng phụ trách Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, cho biết: Từ khi triển khai họp không giấy tờ, công tác chuẩn bị tài liệu tại các kỳ họp HĐND tỉnh đã tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu, tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn tài liệu. Đặc biệt, bằng việc tích hợp tài liệu trên phần mềm, các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên.

Nhiệm kỳ 2016-2021, HĐND tỉnh Quảng Ninh đã tiên phong trong nước tổ chức “Kỳ họp không giấy tờ ” đối với 11 kỳ họp. Đặc biệt, để đảm bảo các yêu cầu về phòng chống dịch Covid-19, HĐND tỉnh đã tổ chức 2 kỳ họp trực tuyến, với việc triển khai họp không giấy tờ, các đại biểu ở các điểm cầu vẫn thực hiện điểm danh, đăng ký thảo luận, biểu quyết thông qua các nghị quyết như tại kỳ họp tập trung.

Sau các kỳ họp, các đại biểu hài lòng và đánh giá cao với cách thức họp không giấy tờ. Đồng chí Nguyễn Thị Vân Hà, Phó Chủ tịch HĐND TP Hạ Long, đại biểu HĐND tỉnh, cho biết: Việc sử dụng phần mềm gửi nhận tài liệu và điều hành kỳ họp trên máy tính bảng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp đại biểu có thể dễ dàng tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của mình tại kỳ họp. Ở mỗi kỳ họp, không còn phải mang theo một túi tài liệu với rất nhiều văn bản, nay chỉ với một máy tính bảng được HĐND tỉnh cấp và đường truyền internet là đại biểu có thể tìm được bất cứ tài liệu gì liên quan đến kỳ họp và thực hiện các thao tác kỳ họp yêu cầu...

Phát huy hiệu quả tạo nền tảng phát triển chính quyền số

Việc đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin vào kỳ họp, đặc biệt là việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ đã góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của HĐND tỉnh theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại. Bên cạnh đó, với việc thực hiện mô hình kỳ họp không giấy tờ, cũng tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức, nhân dân quan tâm khai thác, góp phần nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính và ứng dụng triển khai chính quyền điện tử trong công việc, đưa nghị quyết vào cuộc sống. Mặt khác góp phần đổi mới về tổ chức và hoạt động công tác thông tin tuyên truyền, công khai đưa Nghị quyết và các tài liệu khác của tất cả các kỳ họp HĐND lên phần mềm công chức, cổng thông tin điện tử thành phần của HĐND...

Theo đồng chí Nguyễn Văn Hồi, Phó Chủ tịch HĐND tỉnh, “Phòng họp không giấy tờ” được triển khai nhằm mục tiêu giảm văn bản hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác, nâng cao hiệu lực hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của các cấp chính quyền tỉnh, phù hợp với xu hướng chính quyền số mà tỉnh Quảng Ninh đang hướng tới. Tiến tới xây dựng thành công chính quyền điện tử, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi hơn cho người dân. Việc hình thành nền hành chính không giấy tờ là cơ sở quan trọng để xây dựng chính quyền số, nền kinh tế số, xã hội số phù hợp với Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” của Thủ tướng Chính phủ.

Có thể thấy, việc điện tử hóa các tài liệu văn bản đã trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Trong sự bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, việc thay thế cách thức họp truyền thống rườm rà và tập trung phát triển các kỳ họp không giấy tờ hiện đại, chuyên nghiệp là giải pháp mà Quảng Ninh đang áp dụng; góp phần cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp, hiện đại, tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ, tạo động lực mới cho tỉnh phát triển.

Thời gian qua các báo cáo, dự thảo nghị quyết, giấy mời họp của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh cũng đã được gửi trước cho các đơn vị, đại biểu qua môi trường mạng. Điều này không chỉ nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí mà các đại biểu còn chủ động thời gian nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp chất lượng, hiệu quả hơn. Tỉnh cũng xác định, trong mô hình chính quyền số, toàn bộ dữ liệu công dân, hành chính, điều hành của chính quyền được tích hợp, thực hiện trên nền tảng dữ liệu lớn, số hóa triệt để, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, bộ máy vận hành…

Bên cạnh đó, việc thực hiện họp không giấy tờ với các tài liệu họp được tích hợp và hệ thống hóa công khai trên Cổng điện tử của tỉnh đã trở thành một kênh thông tin quan trọng để cử tri và nhân dân trong toàn tỉnh cũng có thể nghiên cứu và tìm các văn bản liên quan đến kỳ họp một cách dễ dàng. Qua đó tăng tính công khai minh bạch, đưa các chính sách, cơ chế đến gần với người dân nhất. Mặt khác đây cũng là phương thức nắm bắt dư luận xã hội đối với các dự thảo nghị quyết, chính sách của tỉnh.

Ông Vũ Tiến Kiên, khu phố 4A, phường Cao Xanh, TP Hạ Long, cho biết: Với người dân chúng tôi, các kỳ họp HĐND tỉnh là sự kiện rất quan trọng để trực tiếp nghe đánh giá và có một góc nhìn khách quan về sự quan tâm của tỉnh đối với những nguyện vọng ý kiến và đời sống của cử tri, nhân dân. Qua theo dõi, tôi thấy rằng các kỳ họp HĐND tỉnh những năm gần đây đã rất đổi mới theo hướng hiện đại, công khai. Đặc biệt là việc áp dụng họp không giấy tờ với tài liệu kỳ họp và các dự thảo nghị quyết được đăng tải công khai đã giúp mỗi cử tri, nhân dân nắm được chính sách và phản hồi đối với những nội dung liên quan để các chính sách thực sự sâu sát với sự đồng thuận, hưởng ứng cao của nhân dân.

Còn theo ông Ngô Văn Tuần, khu Vĩnh Tuy, phường Mạo Khê, TX Đông Triều, cũng tin tưởng rằng với cách thức họp không giấy tờ như hiện tại, trong thời gian tới khi tiến trình số hóa hiện đại chính quyền thì các cử tri sẽ có hạ tầng trực tuyến để liên hệ, trao đổi trực tiếp được với các cơ quan của HĐND, UBND tỉnh, các cấp chính quyền địa phương và truy cập được trực tiếp các thông tin, cơ sở dữ liệu để trả lời trực tiếp hỏi đáp và các ý kiến, kiến nghị của cử tri thông qua môi trường mạng, để nâng cao được sự tương tác và kết nối giữa các cấp chính quyền trong tỉnh và cử tri, nhân dân…