Flow trong teamwork là gì: Tại sao Google mất 10 năm mà vẫn thất bại trong việc tìm ra nó?

Tại sao bạn có một nhóm chơi game với nhau rất ăn ý, nhưng lại không bao giờ học nhóm hay làm việc cùng nhau hiệu quả?

Gần 10 năm trước, gã khổng lồ công nghệ Google với tham vọng tiếp tục khuyếch đại công ty của mình đã thực hiện một nghiên cứu nội bộ đặc biệt. Lấy tên của nhà triết học Hy Lạp cổ đại, Dự án Aristotle đã kiểm tra tổng cộng 180 nhóm làm việc tại Google, thực hiện hơn 200 cuộc phỏng vấn và phân tích hơn 250 thuộc tính liên quan đến làm việc nhóm.

Mục đích của họ là tìm hiểu: Tại sao một số nhóm trong công ty làm việc rất hiệu quả còn một số nhóm khác thì lại không.

Trước đó, các nhà điều hành tại Google chỉ đơn giản tin rằng việc tuyển dụng được những kỹ sư giỏi nhất, có bằng tiến sĩ hoặc MBA rồi nhóm họ vào với nhau thì sẽ tạo ra một đội làm việc trơn tru. Tuy nhiên không lâu sau đó Google biết mình đã nhầm. Việc những cá nhân làm việc độc lập xuất sắc không có nghĩa là họ cũng sẽ làm việc nhóm với nhau hiệu quả.

"Đó là lý do tại sao ngay cả những đội thể thao chuyên nghiệp đắt giá nhất hành tinh cũng thường thất bại trong việc khai thác các cá nhân tài năng mà mình sở hữu: Họ không có sự đồng bộ sức mạnh về mặt tâm lý", giáo sư Tomas Chamorro-Premuzic tại Đại học Columbia cho biết.

Nhưng sự đồng bộ về mặt tâm lý là gì? Google đã mất hàng triệu USD trong Dự án Aristotle mà không tìm ra được câu trả lời cụ thể. Phải đến tận bây giờ, một nghiên cứu trên tạp chí eNeuro mới tiết lộ những bí ẩn về một trạng thái gọi là "team flow", trong đó, các thành viên của một nhóm có thể làm việc ăn ý với nhau dưới một cơ chế đồng bộ sóng não.

Flow và team flow

Trong tâm lý học, "flow" được định nghĩa là một trạng thái tinh thần mà ở trong đó, một người có thể thực hiện một hoạt động với cảm giác đắm chìm, siêu tập trung và tràn đầy năng lượng. Anh ta sẽ tham gia 100% vào hoạt động đó và cảm thấy hưng phấn trong quá trình làm việc.

Khái niệm flow lần đầu tiên được nhà tâm lý học người Mỹ gốc Hungary Mihály Csíkszentmihályi đưa ra vào năm 1975. Kể từ đó, nó đã được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực, từ học tập, giáo dục, âm nhạc, nghệ thuật cho tới thể thao và thể thao điện tử…

Có thể chính bản thân bạn cũng đã từng ít nhiều một vài lần trong đời trải nghiệm trạng thái flow. Hãy nhớ lại hồi nhỏ khi bạn đọc một cuốn truyện đến mức quên ăn, quên ngủ. Hay khi bạn đắm chìm vào một bộ phim hoặc một tựa game và mất hết cảm giác về thời gian đang trôi đi cùng với những gì xảy ra xung quanh.

Mặc dù flow là trạng thái mà chúng ta hay đạt được khi giải trí, nhưng nhiều người nghĩ rằng họ cũng nên đạt được trạng thái này khi học tập hoặc làm việc. Flow được chứng minh là giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc và đặc biệt là nó không chỉ đúng với từng cá nhân, mà còn có thể đúng với cả nhóm làm việc.

Đến đây, chúng ta có một khái niệm mới, "team flow" là trạng thái tập trung cao độ để phối hợp làm việc một cách ăn khớp hoàn hảo. Tăng thêm một cấp so với flow của từng cá nhân, trong team flow, các thành viên của nhóm không chỉ tập trung vào công việc của chính mình, mà còn phải gắn kết với các đồng đội một cách tương hỗ. Họ có thể sử dụng năng lượng của nhau, cảm nhận được nhau như một thể thống nhất.

"Lấy ví dụ về các bác sĩ phẫu thuật, họ nói rằng trong một ca mổ khó, họ thường có được cảm giác cả ekip của mình là một sinh vật duy nhất, hoạt động hướng tới cùng một mục đích. Các bác sĩ mô tả ca mổ của mình giống như một vở ba lê, trong đó mỗi cá nhân đều phụ thuộc vào màn trình diễn của cả nhóm, tất cả mọi người tham gia vào đó đều có chung một cảm giác hòa hợp và tràn đầy năng lượng", Csíkszentmihályi viết.

Team flow đặc biệt quan trọng trong các bộ môn thể thao đồng đội như bóng đá, bóng rổ và cả thể thao điện tử. Nếu đạt được trạng thái này, các cầu thủ có thể không cần nhìn nhau nhưng vẫn chuyền bóng và phối hợp được với nhau nhịp nhàng. Các tuyển thủ bóng rổ có thể thi đấu hoàn toàn trong im lặng mà không cần nói chuyện hay giao tiếp bằng lời nói. Tương tự với các môn thể thao điện tử yêu cầu tính đồng đội cũng vậy.

Trong Dự án Aristotle của Google gần 10 năm trước, các nhà nghiên cứu nội bộ của họ dường như cũng đã hiểu được tầm quan trọng của team flow.

"Điều quan trọng mà chúng tôi rút ra được là cách thức làm việc của nhóm quan trọng hơn ai là người ở trong nhóm. Bạn có thể tuyển lựa một nhóm chỉ gồm những người có hiệu suất làm việc trung bình. Nhưng nếu bạn dạy họ cách tương tác phù hợp, họ sẽ làm được những điều mà không một siêu sao nào có thể hoàn thành được", Laszlo Bock, người đứng đầu bộ phận Hoạt động Con người tại Google cho biết.

Trong một team flow, sóng não của các cá nhân sẽ được đồng bộ

Điều đáng tiếc của Dự án Aristotle là các nhà nghiên cứu của Google đã không tiếp tục điều tra sâu thêm vào các đặc điểm thần kinh của một nhóm làm việc hiệu quả. Nhưng bây giờ, một nghiên cứu của một nhóm quốc tế trên tạp chí eNeuro đã thay họ làm điều đó.

Trong nghiên cứu này, các tác giả đã phát hiện những đặc điểm cho phép tạo ra trạng thái team flow trong một nhóm làm việc. "Khi các cá nhân ở trong trạng thái flow, não họ sẽ tắt các kích thích bên ngoài không liên quan đến nhiệm vụ. Trong team flow, não của từng thành viên vẫn tắt các kích thích bên ngoài, nhưng lại để mở một luồng thông tin về đồng đội của mình. Đó là lý do tại sao não họ có thể đồng bộ hóa", nhà khoa học thần kinh Mohammad Shehata cho biết.

Bộ não của chúng ta được tạo thành từ hàng tỷ tế bào thần kinh phát ra điện khi chúng được kích hoạt và các tín hiệu điện đồng bộ này có thể được điều chỉnh theo các tần số nhất định. Một số ví dụ về các tần số là alpha, beta và gamma, được đo bằng hertz (Hz) hoặc chu kỳ trên giây.

Thông thường, các dải tần số khác nhau xuất hiện khi chúng ta thực hiện một số nhiệm vụ nhận thức nhất định và đây là loại hoạt động thần kinh mà các nhà nghiên cứu đang điều tra. Họ phát hiện khi các cá nhân rơi vào trạng thái flow, hoạt động sóng não beta và gamma của họ sẽ tăng lên ở vùng trái vỏ não thái dương giữa (L-MTC).

Đây là khu vực não bộ liên quan đến việc xử lý thông tin tích hợp và các chức năng quan trọng như sự chú ý, trí nhớ và nhận thức. "Phát hiện này phù hợp với sự tăng cường tương tác trong nhóm và nhiều khía cạnh của flow", các nhà nghiên cứu viết.

Trong trạng thái team flow, các sóng não beta và gamma của mỗi thành viên còn liên kết với nhau để tạo ra "trạng thái siêu nhận thức giữa các thành viên trong nhóm". Điều này có nghĩa là mỗi thành viên không chỉ sử dụng ý thức của chính mình, các sóng não tương tác còn tạo ra một loại ý thức mới là ý thức tập thể,

Điều này phù hợp với các nghiên cứu trước đây của Csíkszentmihályi và các nhà khoa học khác, nói rằng trong trạng thái team flow, bạn không chỉ sử dụng tài nguyên nhận thức và năng lượng của chính bản thân mình mà còn có thể tận dụng nặng lượng hoặc được hỗ trợ tài nguyên nhận thức từ các thành viên khác.

"Dữ liệu từ báo cáo này đưa ra một bằng chứng về khái niệm cho thấy team flow thực sự là một trạng thái não bộ riêng biệt và gợi ý cơ chế nhận thức thần kinh của nó", nhóm nghiên cứu kết luận.

Làm thế nào để có thể tạo ra trạng thái flow và team flow?

Nghiên cứu mới đã bỏ ngỏ khả năng chúng ta có thể tạo ra các tác động hay kích thích nào đó vào vùng L-MTC để kích hoạt trạng thái flow và team flow. Bởi có lẽ các nhà khoa học vẫn cần thêm thời gian để thiết kế nên một "phần cứng", một chiếc mũ điện não hay các con chip cho phép mỗi lần sử dụng chúng, mọi người đều sẽ đạt được hiệu suất làm việc và team work tối đa.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta không có cách nào để "hack" vào não bộ bằng các thủ thuật tâm lý. Nhiều nghiên cứu, bao gồm cả của Csíkszentmihályi trước đây đã chỉ ra một số nguyên tắc giúp bạn đạt được trạng thái flow và team flow bao gồm:

1. Hãy loại bỏ những yếu tố có thể khiến bạn xao nhãng

Nó bao gồm thông báo trên điện thoại di động của bạn, các tab không dùng đến trên Chrome, đặc biệt là mạng xã hội và tin nhắn. Hãy chọn khung giờ và không gian làm việc thoải mái, yên tĩnh để không bị làm phiền bởi bất cứ người nào khác. Sau đó, bạn có thể bắt đầu tính đến nguyên tắc số 2.

2. Hãy thiết kế trước công việc của mình

Csíkszentmihályi cho biết có ba nguyên tắc của công việc để đạt được trạng thái flow, Một là bạn phải có mục tiêu, tiến độ rõ ràng. Hai là nhiệm vụ bạn đang làm phải cung cấp phản hồi ngay lập tức. Mục tiêu và tiến độ cho phép bạn có được định hướng cho mình, còn phản hồi cho phép bạn điều chỉnh hiệu suất làm việc phù hợp với tình huống phát sinh để duy trì nhịp độ flow của mình.

Vì vậy, đừng bao giờ lao ngay vào một công việc và nghĩ rằng bạn có thể đạt được trạng thái flow với nó. Trước tiên bạn phải thiết lập các mục tiêu và tiến độ trong từng giai đoạn cho mình. Chẳng hạn như cuối cùng bạn muốn đạt được gì trong công việc này, để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, mỗi tiếng đồng hồ bạn cần đạt được từng mục tiêu nhỏ nào?

Ngoài ra, hãy tạo ra những phản hồi ngay lập tức để theo sát từng tiến độ ấy. Bạn cần phải xem mình đã đi được tới đâu trong công việc. Và hãy lưu ý, nếu có những phản hồi mà bạn không thể có ngay lập tức, như việc bạn phải xin ý kiến sếp để làm tiếp một tiến độ nào đó, thì nhiều khả năng bạn sẽ bị rơi ra khỏi flow của mình.

Vì vậy, thiết kế trước công việc là cần thiết, nếu có một nhiệm vụ nào đó mà bạn nghĩ rằng mình không có được phản hồi ngay tức khắc, hãy tách nó ra thành một nhiệm vụ khác, đừng đưa vào flow của bạn.

3. Cân bằng giữa thử thách và năng lực của bản thân

Đây chính là nguyên tắc thứ ba mà Csíkszentmihályi đặt ra, nhưng nó quan trọng đến mức có thể tách thành một mục riêng. Để rơi vào được trạng thái flow, bạn cần phải có một công việc ở mức thử thách vừa đủ để đạt được, không vượt quá năng lực bởi nó sẽ khiến bạn nản chí, và không quá dễ dàng vì nó sẽ khiến bạn nhàm chán.

Như vậy, điều đó cũng có nghĩa là bạn phải luôn trau dồi năng lực của mình để đạt được flow trong các thử thách lớn hơn, và hãy mạnh dạn trao quyền cho người khác đảm nhận các công việc dễ hơn giúp bạn.

Đối với team flow, cả ba nguyên tắc kể trên là thứ bạn đều có thể áp dụng. Quan trọng là người đội trưởng, người điều hành nhóm phải nắm vững những điều này và giúp từng thành viên của mình hiểu rõ chúng.

Ngoài ra, nhóm của bạn cũng sẽ cần thời gian làm quen và tập luyện với nhau để cùng đi được tới trạng thái hoạt động siêu kết nối. Vì vậy, lời khuyên cuối cùng dành cho những cá nhân và nhóm đang luyện tập flow là hãy bình tĩnh, kiên nhẫn và tin tưởng vào bộ não của mình cũng như của đồng đội.