TP Hạ Long: Đẩy mạnh chuyển đổi số trong các cơ quan hành chính nhà nước

Ngày 25/3, TP Hạ Long đã chính thức công bố áp dụng phần mềm ISO điện tử theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn. Việc trở thành địa phương đầu tiên của tỉnh áp dụng phần mềm ISO điện tử cho thấy quyết tâm mạnh mẽ của thành phố trong hành trình chuyển đổi số toàn diện.

Nhận thấy rõ tính ưu việt của hệ thống quản lý chất lượng trong cải cách thủ tục hành chính, năm 2019, qua các giai đoạn chuyển đổi, nâng cấp, TP Hạ Long đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào hoạt động và giải quyết các thủ tục hành chính. Hệ thống phần mềm ISO mới này được đưa vào áp dụng tại 15 phòng, ban, đơn vị và 33 xã, phường, với 278 thủ tục hành chính thuộc UBND thành phố, 118 thủ tục hành chính cấp xã (đạt 100% chỉ tiêu) theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ và UBND tỉnh, góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính của địa phương.

Tuy nhiên, đối với một địa phương có số lượng hồ sơ phải giải quyết lớn nhất tỉnh, việc áp dụng phần mềm ISO dưới dạng bản giấy vẫn còn rất nhiều bất cập. Theo thống kê, trong quý I/2022, tổng số hồ sơ tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm Hành chính công thành phố là trên 70.000 hồ sơ. Chưa kể mỗi tháng cũng có hàng nghìn văn bản hành chính phải giải quyết của các phòng, ban, đơn vị, xã, phường.

Điều đáng nói là sau sáp nhập, mở rộng địa giới hành chính, TP Hạ Long đã phải tiến hành luân chuyển cán bộ để đáp ứng cho sự phát triển mới, nên đội ngũ CBCC làm nhiệm vụ quản lý, điều hành hệ thống của các cơ quan hành chính nhà nước ở cấp xã, phường chưa được đào tạo vẫn còn khá nhiều, chưa đảm bảo được yêu cầu của tiêu chuẩn.

Qua rà soát cho thấy, quy trình tác nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan không phải là thủ tục hành chính chưa được chuẩn hóa theo hướng rõ người, rõ việc, rõ thời gian, nhất là những quy trình tác nghiệp liên quan đến tương tác giữa các cơ quan hành chính nhà nước. Điều này dẫn đến việc tổ chức, đánh giá, vận hành phần mềm ISO hằng năm trên bản giấy diễn ra mất rất nhiều thời gian, công sức làm việc.

Phó Chánh Văn phòng UBND TP Hạ Long Nhữ Đình Tùng cho biết: Với ISO bản giấy, từ khâu lập kế hoạch, đánh giá định kỳ, tổ chức các đoàn công tác, sắp xếp lịch công tác... đều mất nhiều thời gian, công sức và cả chi phí. Trong khi đó, hệ thống văn bản pháp luật, tài liệu, biểu mẫu, quy trình công việc của ISO là rất lớn, luôn phải cập nhật, cải tiến, nhằm đảm bảo đúng quy định, nên gây không ít khó khăn khi áp dụng vào thực tế.

Trước yêu cầu bức thiết trong cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, năm 2021, khi UBND tỉnh phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin “Triển khai hệ thống phần mềm ISO điện tử theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào các hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước", TP Hạ Long cũng đã khẩn trương ban hành các kế hoạch, tập huấn và thực hiện triển khai bám sát tiến độ của UBND tỉnh. Nhờ đó đã kịp thời đưa hệ thống ISO điện tử vào hoạt động chỉ sau gần 2 tuần UBND tỉnh tổ chức công bố áp dụng hệ thống phần mềm ISO điện tử.

Hệ thống phần mềm ISO điện tử của TP Hạ Long trên cơ sở sử dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật sẵn có tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh. Việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng đang được thực hiện bằng hình thức thủ công sang hình thức điện tử, thực hiện trên môi trường mạng đã đảm bảo hoạt động ổn định, thống nhất, an toàn, đảm bảo cung cấp dịch vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc và trao đổi văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị và CBCCVC.

Hệ thống ISO điện tử còn có khả năng đồng bộ, tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu với các phần mềm đang vận hành trên hệ thống chính quyền điện tử của tỉnh, kết nối liên thông với hệ thống văn bản điện tử của các cơ quan và hệ thống một cửa điện tử để phục vụ công tác cải cách hành chính. Cập nhật kịp thời các dữ liệu về văn bản quy phạm pháp luật, các thủ tục hành chính và kết quả giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn. Qua đó, đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ thời gian, trách nhiệm, nâng cao hiệu quả, hiệu lực của nền hành chính phục vụ.

Phó Giám đốc Trung tâm Hành chính công TP Hạ Long Nguyễn Văn Trọng chia sẻ: Trong thời gian tiếp theo, trung tâm sẽ tham gia trực tiếp vào 2 trục chính của chuyển đổi số, đó là chính quyền số và công dân số. Do đó đơn vị sẽ tiếp tục tham mưu cho thành phố hoàn thiện hệ thống ISO điện tử, áp dụng vào các quy trình quản lý, giải quyết các thủ tục hành chính cấp thành phố. Cách làm được chuẩn hoá bằng quy trình ISO kết hợp với hệ thống phần mềm một cửa điện tử của tỉnh nhằm đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ thời gian, trách nhiệm, nâng cao hiệu quả, hiệu lực của nền hành chính phục vụ. Hiện Trung tâm Hành chính công thành phố đã rà soát về trang thiết bị để triển khai số hóa hoàn toàn đầu vào của hồ sơ, tham gia vào quy trình để thực hiện ký số các bước, các khâu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính; tăng cường tập huấn, hướng dẫn để tổ chức, công dân có thể khai thác các hệ thống và các dịch vụ của chính quyền cung cấp, tăng cường giao dịch không tiền mặt.

Đánh giá về quyết tâm của TP Hạ Long, Chi cục trưởng Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Sở KH&CN) Nguyễn Văn Tân cho biết: Việc chuẩn hóa và áp dụng ISO điện tử vào hoạt động đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, xây dựng chính quyền số của TP Hạ Long. Để đảm bảo công tác vận hành, duy trì, cải tiến và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống hơn nữa, các cấp ủy, chính quyền địa phương phải vào cuộc để thay đổi thói quen, cách làm của CBCC. Bởi chuyển đổi số phải đi cùng với chuyển đổi về tư duy, về văn hóa làm việc và phải làm sao để cộng đồng doanh nghiệp áp dụng ISO điện tử.