Lợi ích và thuận lợi đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Ngày 20/9/2021, Bộ Tài chính có Quyết định số 1833/QĐ-BTC về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại tỉnh Quảng Ninh, thời gian thực hiện từ tháng 11/2021.

Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại tỉnh Quảng Ninh thực hiện theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn và được hệ thống cấp mã của cơ quan thuế cấp mã tự động.

Việc sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không chỉ có các ưu điểm nói chung của HĐĐT như: Hóa đơn đảm bảo tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác; việc lập và giao nhận hóa đơn nhanh chóng, việc ký và giao nhận hóa đơn được thực hiện bằng phương thức điện tử nên không nhất thiết người ký phải có mặt, người mua nhận được ngay hóa đơn và dễ dàng chuyển đến các bộ phận liên quan theo dõi; dễ dàng tra cứu, xuất trình cho cơ quan chức năng mà không cần mang theo như hóa đơn giấy; tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn...

So với HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn có mã của cơ quan thuế còn có ưu điểm là sau khi lập hóa đơn, hóa đơn được gửi ngay đến Cổng điện tử của cơ quan Thuế để cấp mã xác thực, khi đó Hệ thống HĐĐT tự động rà soát thông tin bên mua, bên bán, loại, số hóa đơn... và chỉ cấp mã xác thực nếu không phát hiện có dấu hiệu vi phạm, qua đó, sẽ tránh cho doanh nghiệp mua hàng nhận hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn...

Điểm thuận lợi khi doanh nghiệp áp dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế là không phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (tháng hoặc quý) hay Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, như vậy kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi tháng hoặc quý, tránh được tình trạng nộp báo cáo chậm so với thời hạn quy định, không bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp báo cáo.