Trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi

Nợ phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp (DN) đang bị các cá nhân, đơn vị khác chiếm dụng. Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh các khoản phải thu là một vấn đề tất yếu, không thể tránh khỏi tại các DN, đặc biệt là những DN nhỏ và vừa muốn thu hút khách hàng nên đưa ra nhiều chính sách bán hàng ưu đãi, chấp nhận cho khách hàng thiếu nợ. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật, sau đây là một số lưu ý khi DN trích lập dự phòng phải thu khó đòi.

Dự phòng phải thu khó đòi: Là khoản dự phòng phần giá trị các khoản nợ phải thu và các khoản có tính chất tương tự các khoản phải thu mà khó có khả năng thu hồi. Theo quy định vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm, nếu các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, DN phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi đã nêu. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, DN tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí của DN.

Để được xác định là chi phí khi được trừ xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi phải đáp ứng các điều kiện sau: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN; khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT.

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 6 Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại DN quy định điều kiện, phương pháp lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, như sau:

Về điều kiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, phải đảm bảo: Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi (đó là: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác; nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.

Về phương pháp lập dự phòng: DN phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.

Trong đó, đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm; 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm; 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm; 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.

Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì DN dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, DN tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của DN.

Như vậy, các khoản nợ phải thu khó đòi khi thực hiện trích lập cũng được tính như là khoản chi phí hợp lý khi xác định chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được tính là chi phí hợp lý, các DN cần thực hiện đúng các quy định của pháp luật về căn cứ pháp lý và hạch toán kế toán nêu trên.