Hệ thống ISO điện tử phát huy hiệu quả

Nhằm chuẩn hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính, từ đầu năm 2022 Quảng Ninh đã triển khai phần mềm ISO điện tử theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (phần mềm ISO điện tử) vào hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước. Đến nay, các cơ quan, đơn vị đã hoàn thành việc xây dựng quy trình và áp dụng vào hoạt động, bước đầu mang lại những hiệu quả, tiện ích thiết thực.

Hiện phần mềm ISO điện tử đã được triển khai ứng dụng đến 227 cơ quan đơn vị hành chính nhà nước của tỉnh Quảng Ninh, gồm 25 Sở, ban, ngành và 12 Chi cục thuộc Sở ban ngành; 13 UBND cấp huyện và 177 UBND cấp xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.

Thay vì phải tra soát, cập nhật, ký xác nhận bổ sung quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trên giấy như trước đây, hiện cán bộ, công chức trên địa bàn toàn tỉnh có thể thực hiện tất cả quy trình này trên hệ thống điện tử tại địa chỉ https://iso.quangninh.gov.vn. Qua đó, giúp rút ngắn thời gian, không phải in ấn, lưu trữ giấy tờ.

Chị Nguyễn Thị Hạnh, Phó Trưởng phòng Tư pháp TP Uông Bí chia sẻ: Với ISO điện tử thì quy trình quản lý chất lượng chỉ cần cập nhật 1 lần, khi thay đổi về nghị định, hay luật thì ISO sẽ tự cập nhật ngay, chúng tôi có thể căn cứ vào đó để hướng dẫn người dân giải quyết thủ tục hành chính.

Để triển khai phần mềm ISO điện tử có hiệu quả Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, (Sở Khoa học và Công nghệ Quảng Ninh) phối hợp với Trung tâm Công nghệ phần mềm Trường Đại học Cần Thơ đã tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm 62 lớp với 900 lượt cho cán bộ, công chức của các đơn vị thụ hưởng.

Từ khi ứng dụng phần mềm ISO điện tử đã giúp cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị trực thuộc các đơn vị ngành dọc làm việc khoa học hơn, giải quyết công việc đạt kết quả một cách ổn định, nâng cao ý thức trách nhiệm và chủ động công việc. Đồng thời giúp lãnh đạo xử lý công việc được nhanh hơn và kiểm tra được quy trình thực hiện thông qua chế độ thông tin báo cáo rõ ràng, đầy đủ. Phần mềm này cũng cung cấp cách nhận biết để truy tìm được nguồn gốc sai sót và ngăn ngừa sự tái diễn. Qua đây, trình độ cán bộ công chức được nâng lên rõ rệt, chất lượng công việc và tính chất phục vụ được cải thiện đáng kể, ít sai sót và chậm trễ, mục tiêu hướng tới sự hài lòng của cá nhân tổ chức.

Phần mềm ISO điện tử cũng giúp hoạt động quản lý tài liệu hồ sơ được thực hiện một cách nề nếp. Các hồ sơ công việc được nhận biết và quản lý, thuận tiện cho quá trình truy cập và sử dụng. Hồ sơ lưu trữ được nhận biết và bảo quản đúng quy cách, tránh tình trạng mất hỏng, giảm và ngăn chặn nhiều sai sót trong công việc nhờ vào tinh thần trách nhiệm của Ban lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức và viên chức.

Đặc biệt với phần mềm ISO điện tử, tất cả các thủ tục hành chính từ cấp tỉnh đến cấp xã đều được rà soát xây dựng thành quy trình ISO đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ thời gian. Các quy trình thủ tục hành chính được niêm yết công khai, minh bạch tại trụ sở các cơ quan, Trung tâm Hành chính công cấp tỉnh, cấp huyện và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã và trên cổng thông tin điện tử; cán bộ luôn tôn trọng và lắng nghe ý kiến tham gia góp ý của Tổ chức cá nhân; chủ động thực hiện thăm dò sự hài lòng của khách hàng để làm cơ sở cho sự cải tiến chất lượng.

Bà Dương Thu Hà, Giám đốc Trung tâm Hành chính công TP Uông Bí cho biết: Phần mềm ISO điện tử chính là  một bước chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Đây cũng là công cụ hữu hiệu kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công chức. Vì phần mềm đã xây dựng và thời gian thực hiện của từng bước…khi người quản lý truy cập có thể phát hiện được bước nào chậm, chậm bao nhiêu thời gian để từ đó đôn đốc, điều chỉnh cán bộ.

Việc chuẩn hóa và áp dụng ISO điện tử vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là một trong những giải pháp quan trọng nâng cao chất lượng cải cách hành chính và đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, xây dựng chính quyền số của tỉnh.