Triển khai hệ thống ISO điện tử: Nâng cao hiệu lực, hiệu quả nền hành chính phục vụ

UBND tỉnh vừa tổ chức hội nghị công bố áp dụng hệ thống phần mềm ISO điện tử theo TCVN ISO 9001:2015 (gọi tắt là ISO điện tử) vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Qua đó, đưa Quảng Ninh trở thành tỉnh đầu tiên ở miền Bắc áp dụng thành công hệ thống ISO điện tử vào 227 cơ quan hành chính nhà nước từ tuyến tỉnh đến cấp xã. Điều này, một lần nữa cho thấy, sự nỗ lực không ngừng của tỉnh trong thực hiện chương trình chuyển đổi số, phát triển chính quyền số.

Chuẩn hóa quy trình giải quyết TTHC

Nhằm chuẩn hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), năm 2019, Quảng Ninh đã hoàn thành việc chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 sang phiên bản ISO 9001:2015. Thời điểm này, Quảng Ninh là tỉnh đầu tiên trong cả nước hoàn thành việc chuyển đổi đối với 227 cơ quan, đơn vị so với quy định của Bộ KH&CN. Thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mới, các quy trình quản lý, giải quyết các TTHC đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm. Khi các TTHC được chuẩn hóa bằng quy trình ISO, kết hợp với hệ thống phần mềm một cửa điện tử của tỉnh đã đảm bảo cho việc giải quyết TTHC đối với các tổ chức, công dân được công khai, minh bạch, đúng thời gian, tránh sự phiền hà cho người dân. Đây cũng là giải pháp quan trọng, góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của tỉnh, đưa Quảng Ninh trong 4 năm qua luôn đứng đầu cả nước về các chỉ số: PCI, DDCI, SIPAS, PAPI...

Tuy nhiên, sau một thời gian triển khai, phiên bản ISO 9001:2015 (bản giấy) vẫn chưa thực sự phát huy hết hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Từ đó, dẫn đến tình trạng vẫn còn một số cơ quan, đơn vị, bộ phận cán bộ ngại thực hiện các quy trình. Một phần là do công việc chuyên môn phức tạp, mối quan hệ phối hợp giữa các đơn vị chưa tốt, sự liên kết của hệ thống theo tiêu chuẩn ISO giữa cơ quan này với cơ quan khác trong liên thông chưa chặt chẽ. Một phần khác là do việc quản lý theo hình thức ISO thủ công còn rất nhiều nhược điểm. Để quản lý theo ISO, mọi vị trí trong quy trình đều xác nhận một cách thủ công thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc. Vì vậy, mỗi loại hình công việc đều phát sinh theo một biểu mẫu.

Nhận xét về những nhược điểm của ISO thủ công, ông Nguyễn Hoàng Thiện, Chánh Văn phòng UBND TX Đông Triều, cho biết: Do kiểm soát thông tin thủ công nên chỉ những người trong quy trình mới biết được tình trạng thực hiện công việc của các công đoạn, không thể tra cứu, tổng hợp thông tin về tình trạng công việc. Bên cạnh đó, tài liệu về ISO rất nhiều nên không ai có thể nhớ hết để thực hiện trong lĩnh vực của mình.

Cũng đồng quan điểm này, ông Bùi Đức Anh, Trưởng Phòng TN&MT TP Uông Bí, cho rằng, với một nền hành chính luôn thay đổi, các nghị định, thông tư ra đời liên tục thì biểu mẫu và các quy trình soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu, không theo kịp thực tế. Đặc biệt là cơ chế kiểm soát thường xuyên và xử phạt khi không thực hiện theo đúng quy trình hầu như không được xây dựng và áp dụng.

Đầu tư cho sự phát triển

Với mục tiêu đảm bảo cho tất cả các cơ quan hành chính của tỉnh có được hệ thống ISO điện tử phù hợp tiêu chuẩn TCVN 9001:2015 và có khả năng kết nối liên thông với hệ thống chính quyền điện tử để giải quyết TTHC cấp độ 3, 4, Sở KH&CN đã tiến hành khảo sát và tham mưu UBND tỉnh phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết hoạt động ứng dụng CNTT trong triển khai hệ thống phần mềm ISO điện tử. Qua thời gian khảo sát năm 2020 và triển khai năm 2021, Quảng Ninh cũng là tỉnh đầu tiên của miền Bắc áp dụng thành công hệ thống ISO điện tử.

Triển khai thực tế cho thấy, ISO điện tử rất dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình, biểu mẫu nhằm đáp ứng biến động thực tế. Khi có sự thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu mới được thực hiện hoàn toàn tự động. Hệ thống ISO điện tử còn có khả năng đồng bộ, tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu với các phần mềm đang vận hành trên hệ thống chính quyền điện tử của tỉnh; kết nối liên thông với hệ thống văn bản điện tử của các cơ quan và hệ thống một cửa điện tử để phục vụ công tác cải cách hành chính. Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện một cách nền nếp.

ISO điện tử cũng giúp lãnh đạo các đơn vị xử lý công việc được nhanh hơn, kiểm tra được quy trình thực hiện thông qua chế độ thông tin báo cáo rõ ràng, đầy đủ; cung cấp cách nhận biết, phát hiện, truy tìm được nguồn gốc sai sót, ngăn ngừa sự tái diễn. Các bộ phận đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, quy định đã ban hành. Mọi sự thay đổi đều phải được ban lãnh đạo đơn vị xem xét và thông qua.

Điều này, đã giúp trình độ cán bộ, công chức được nâng lên rõ rệt, chất lượng công việc được cải thiện đáng kể. Quan trọng nhất là người dân có thể kiểm soát chất lượng, kết quả công việc chi tiết đến từng chuyên viên.

Nhìn lại quá trình Quảng Ninh triển khai từ Hệ thống ISO 9001:2008 cho đến ISO 9001:2015 và hiện là ISO 9001:2015 điện tử cho thấy, tỉnh đang có những bước đi mang tính đột phá trong thực hiện Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt với 3 trụ cột chính là: Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Với vai trò là cơ quan đầu mối giúp Thủ tướng Chính phủ trong việc áp dụng ISO điện tử vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, ông Nguyễn Hoàng Linh, Phó Tổng Cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng (Bộ KH&CN), khẳng định: Việc Quảng Ninh là địa phương đầu tiên của miền Bắc áp dụng thành công ISO điện tử đã cho thấy Quảng Ninh đang đáp ứng mạnh mẽ yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế. Từ đó hỗ trợ đắc lực cho chương trình cải cách hành chính của Chính phủ và rất phù hợp với quan điểm của Chính phủ đó là: Việc đầu tư không ngừng cho cải cách hành chính là sự đầu tư không ngừng cho sự phát triển. Điều này cũng giúp “giải mã” những thành công của tỉnh trong thời gian qua.