Nâng cao hiệu quả của hoạt động chứng thực

Xác định vai trò, tầm quan trọng của hoạt động chứng thực trong đời sống xã hội, những năm qua công tác chứng thực luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp chính quyền trong tỉnh. Tuy nhiên, thực tế triển khai hoạt động này cho thấy còn nảy sinh không ít bất cập, vướng mắc.

Ngay sau khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP "Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch" được ban hành, UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp tham mưu ban hành nhiều văn bản, kế hoạch tổ chức triển khai thực hiện. Theo đó, Sở phối hợp với các sở, ban, ngành, đoàn thể, UBND cấp huyện tăng cường công tác triển khai, tuyên truyền, phổ biến giáo dục bằng nhiều hình thức với nội dung phong phú, đa dạng.

Sau 3 năm triển khai Nghị định, đội ngũ công chức làm công tác chứng thực được kiện toàn, nắm vững được các quy định của pháp luật, trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu hoạt động, mô hình tin học hóa các thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ISO 9001:2015 và mô hình giải quyết các thủ tục hành chính tại trung tâm hành chính công được áp dụng có hiệu quả... Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đã thực hiện chứng thực trên 83,4 triệu bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong văn bản giấy tờ trên 157.500 việc; chứng thực chữ ký người dịch trên 58.800 việc và chứng thực hợp đồng giao dịch trên 34.500 việc.

Công dân đến thực hiện chứng thực bản sao tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường Bãi Cháy (TP Hạ Long).

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành là một bước tiến quan trọng trong hoạt động chứng thực, đã tách bạch rõ ràng nhiệm vụ của chứng thực với công chứng, khắc phục hạn chế của quy định trước đó. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện Nghị định này còn gặp không ít bất cập. Theo phản ánh của các địa phương, người có thẩm quyền ký chứng thực tại UBND cấp xã là chủ tịch hoặc phó chủ tịch, thường rất bận rộn và có rất ít thời gian dành cho công tác chứng thực.

Hiện thời gian thực hiện chứng thực được rút ngắn theo quy trình xử lý ISO (giảm 50% so với trước), đảm bảo tiếp nhận hồ sơ của công dân giải quyết ngay trong buổi làm việc. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện còn tồn tại hiện tượng lạm dụng bản sao có chứng thực của một số cơ quan, đơn vị và người dân đến làm thủ tục, dẫn tới tình trạng quá tải đối với cán bộ tư pháp - hộ tịch khi thực hiện công tác chứng thực, lãng phí tiền bạc của nhân dân...

Việc lưu trữ thông tin, thống kê về công tác chứng thực đã được thực hiện và cập nhật trên hệ thống chính quyền điện tử.

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng, giao dịch được công chứng. Nhưng thực tế cho thấy quy định này đã tạo áp lực nặng nề cho người thực hiện chứng thực, bởi trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện chứng thực có hạn. Trong khi đó, hợp đồng, giao dịch, đặc biệt là hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản hoặc có giá trị lớn thường phức tạp, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi người thực hiện chứng thực phải am hiểu sâu rộng về pháp luật và có kinh nghiệm thực tiễn, mới có thể đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch này. 

Nhu cầu chứng thực hiện nay là rất lớn và diễn ra hằng ngày, trong khi đó công việc tư pháp ở cấp xã đang trong tình trạng quá tải, đại đa số các địa phương chỉ bố trí 1 công chức tư pháp - hộ tịch. Lãnh đạo UBND cấp xã do bận nhiều việc, nên việc phân công lãnh đạo trực để ký văn bản chứng thực gặp khó khăn.

Để giải quyết những bất cập trên, nhiều ý kiến cho rằng cần sửa đổi quy định, giao thẩm quyền cho công chức tư pháp - hộ tịch ký chứng thực bản sao từ bản chính; được cung cấp thông tin để xác định bằng thật, bằng giả, giấy tờ thật, giấy tờ giả. Cùng với đó, quy định cụ thể về thành phần hồ sơ cho người dân lựa chọn nộp bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu; quy định cụ thể thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính; quy định rõ việc không chứng thực các loại giấy tờ đã hết thời hạn sử dụng...

Bên cạnh đó, cần có sự sắp xếp, bố trí hợp lý cán bộ, công chức thực hiện chứng thực, nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Bà Lê Thị Hiền, Phó Chủ tịch UBND phường Bãi Cháy (TP Hạ Long) cho biết: Từ đầu năm đến ngày 17/3, phường đã thực hiện chứng thực chữ ký 461 trường hợp, chứng thực 13.595 bản sao từ bản chính (1212 lượt). Công chức tư pháp - hộ tịch của phường có 2 người, ngoài công việc chứng thực còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác, nên quá tải, thường phải làm quá giờ. Như vậy, cần có sự bố trí nhân sự linh hoạt, không cào bằng cho các phường, xã theo xếp loại, mà dựa trên nhu cầu công việc của từng địa phương...

Thanh Hoa