Vừa qua, Công ty CP Du thuyền Đông Dương là 1 trong 114 đơn vị, doanh nghiệp trong toàn quốc vinh dự được nhận Cúp vàng cho sản phẩm dịch vụ xuất sắc năm 2009 do Tạp chí Doanh nghiệp và hội nhập phối hợp với Công ty CP Truyền thông Đông Á và Đài Truyền hình Việt Nam tổ chức.
Đây cũng là doanh nghiệp du lịch duy nhất của Quảng Ninh năm 2009 có được vinh dự này. Cùng với đó, Công ty cũng là 1 trong 5 công ty hàng đầu có chất lượng dịch vụ tốt về du thuyền tại Hạ Long do UBND tỉnh phát động năm 2008. Có được thành công đó phải kể đến những tác động không nhỏ của việc công nghệ thông tin được đội ngũ lãnh đạo công ty cũng như cán bộ, công nhân lao động ứng dụng một cách rộng rãi, hiệu quả.
Ông Đoàn Văn Dũng, Giám đốc Công ty CP Du thuyền Đông Dương đang làm việc với Chi nhánh của Công ty tại Hà Nội thông qua phần mềm quản trị kinh doanh.
Mặc dù “sinh sau đẻ muộn” hơn so với một số công ty có đội tàu đưa đón, phục vụ khách trên Vịnh Hạ Long (thành lập năm 2006), đến nay, Công ty CP Du thuyền Đông Dương đã có một đội tàu gồm 14 chiếc sang trọng, đủ tiêu chuẩn phục vụ các đối tượng khách du lịch cao cấp nghỉ đêm trên Vịnh. Để đa dạng sản phẩm du lịch, kéo dài thời gian lưu trú của du khách, Công ty luôn tìm tòi, khai thác những sản phẩm du lịch mới, độc đáo và hấp dẫn, như các tour: Thăm làng chài Vông Viêng, Cống Đỏ, đánh cá trên Vịnh... gắn với việc bảo vệ môi trường. Để hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý thực sự đạt hiệu quả cao, Công ty luôn quan tâm đến chiến lược maketting, chiến lược quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh... Phục vụ đắc lực và hiệu quả cho các chiến lược này, theo ông Đoàn Văn Dũng, Giám đốc Công ty thì không gì hơn việc ứng dụng công nghệ thông tin. Ngay từ khi thành lập, Công ty đã thuê các đơn vị nước ngoài thiết kế website riêng của công ty (indochina-junk.com), với giao diện phù hợp. Từ đó đến nay, website đã nhiều lần được nâng cấp. Đây là một kênh thông tin thực sự hữu hiệu trong việc giới thiệu với du khách về hoạt động của công ty, các tour du lịch hấp dẫn, các điểm đến thú vị, hấp dẫn du khách cũng như tiếp nhận những phản hồi, những đóng góp chân thành của du khách về chất lượng dịch vụ để Công ty có những điều chỉnh thích hợp. Cùng với việc thiết kế website riêng, Công ty còn áp dụng một phần mềm quản trị, phần mềm bán hàng, tạo điều kiện để gần 100% công việc kinh doanh, quản lý của Công ty đều được tiến hành qua hòm thư điện tử. Được biết, việc áp dụng phần mềm này đã được áp dụng ngay khi mới thành lập song quá trình triển khai thực hiện gặp nhiều khó khăn: Nhân sự thay đổi, trình độ công nhân viên chưa đáp ứng... Để hạn chế những khó khăn, nhược điểm này, Công ty đã thuê một đơn vị viết riêng một phần mềm quản trị, áp dụng đối với việc bán hàng, kinh doanh và quản lý của Công ty. Ông Dũng phân tích: “Việc ứng dụng phần mềm này ngay lập tức phát huy tác dụng. Chiến lược nhân sự chẳng những không bị phá vỡ mà còn thực sự ổn định, vì giá trị doanh nghiệp lúc này không phân tán ở mỗi thành viên nữa mà tập trung. Khi một lao động đang làm việc ở vị trí này, có sự thay đổi hoặc nghỉ hẳn công việc thì giá trị công ty vẫn không bị giảm đi, người khác thay thế vị trí sẽ tiếp tục được phần công việc đó. Bên cạnh đó là tính chính xác trong công việc, sự phối hợp công việc nhanh chóng, hiệu quả; sự quy định về nhân sự, phân quyền đối với từng cá nhân đảm bảo chính xác cao; tránh sự trùng lặp như khi dùng sổ sách thông thường. Qua việc quản lý trên hệ thống phần mềm này, người quản lý có thể biết rõ, chi tiết hoạt động của từng bộ phận, lịch trình của từng tàu; tính được doanh thu của Công ty tại mọi thời điểm, từng tháng, từng quý thậm chí cả một năm mà độ sai lệch rất thấp”. Một minh chứng cho sự hiệu quả cao của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh doanh cũng như quản lý của Công ty là: Năm 2009, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, ngành Du lịch cũng gặp nhiều khó khăn, lượng khách quốc tế đến Việt Nam nói chung, Quảng Ninh nói riêng, giảm mạnh. Đối với lĩnh vực kinh doanh tàu du lịch lưu trú nghỉ đêm trên Vịnh, chủ yếu phục vụ khách quốc tế, cũng chịu không ít ảnh hưởng tiêu cực. Đặc biệt, đối tượng khách phục vụ chính của Công ty gần như 100% là khách nước ngoài, trong đó thị trường khách châu Âu chiếm trên 90%... Công ty đã khắc phục khó khăn, thu hút khách bằng cách đưa ra nhiều gói dịch vụ mới, kéo dài thời gian lưu trú của du khách trên Vịnh. Hơn nữa, mọi hợp đồng, các tour đều được du khách đăng ký qua phần mềm bán hàng nên lượng khách sai lệch, giảm không đáng kể đã hạn chế được nhiều thiệt hại từ những rủi ro.
Từ một điển hình ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất kinh doanh, quản lý hiệu quả của Công ty CP Du thuyền Đông Dương, một kinh nghiệm cho thấy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xúc tiến hơn nữa trong việc đưa công nghệ thông tin ứng dụng vào từng khâu hoạt động của đơn vị mình. Vừa ứng dụng, thử nghiệm vừa thay đổi cho phù hợp, từng bước biến công nghệ thông tin trở thành một công cụ quản lý hữu ích.