Hiệu quả việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000

Trong những năm qua, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã được Sở Xây dựng thực hiện với mục tiêu: “Tất cả vì sự hài lòng của doanh nghiệp và cơ quan đơn vị”. Các chỉ tiêu đặt ra là trên 90% hồ sơ thuộc lĩnh vực áp dụng ISO 9001:2000 được đúng hẹn, 100% đáp ứng đúng luật, mức độ hài lòng của các doanh nghiệp và đơn vị cơ quan đạt 90%. Tỷ lệ khiếu nại của khách hàng đối với các lĩnh vực áp dụng ISO không vượt quá 1% trên tổng số hồ sơ thẩm định trong năm.

Để đạt được mục tiêu đó, Sở Xây dựng không ngừng cải tiến hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác quản lý, đưa vào sử dụng các phần mềm quản lý văn thư, quản lý nhân sự, quản lý kế toán, quản lý cơ sở dữ liệu đồ án quy hoạch và phần mềm cơ sở dữ liệu ngành xây dựng. Ngoài ra, Sở Xây dựng còn xây dựng trang web để đáp ứng nhu cầu truy cập, cung cấp thông tin cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Việc giải quyết các thủ tục hành chính đối với các tổ chức, cá nhân trên cơ sở đó cũng được thực hiện một cách khoa học, theo đúng trình tự. Các mẫu biểu liên quan đến các quy trình, sổ theo dõi được chuẩn hoá, đảm bảo thống kê số liệu khoa học và có hệ thống. Các khâu và các bước trong quy trình giải quyết công việc được phân tích, đánh giá, xác định trách nhiệm của từng chuyên viên, từ đó tìm ra những biện pháp tổ chức thực hiện cụ thể nhằm đảm bảo tiến độ thời gian và nâng cao hiệu quả của hệ thống. Việc tuân thủ các quy trình, quy định của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã góp phần đảm bảo chất lượng về nội dung, thể thức và thời gian theo quy định của hệ thống văn bản, phát huy tính hiệu lực và nâng cao hiệu quả trong xử lý công việc.Kể từ năm 2006 đến hết 6 tháng đầu năm 2009, Sở Xây dựng đã tiếp nhận khoảng 4.000 hồ sơ các loại. Hầu hết các hồ sơ của khách hàng đều được giải quyết và rút ngắn thời gian so với luật định. Ví dụ như việc giải quyết hồ sơ thẩm định các quy hoạch, dự án công trình xây dựng rút ngắn xuống 1/4 thời gian; giải quyết hồ sơ kiến nghị của các doanh nghiệp bình quân 3 ngày...

Đồng chí Tạ Duy Thịnh, Giám đốc Sở Xây dựng cho biết: Quy trình ISO đã làm thay đổi phương pháp và cách thức làm việc của cả bộ máy quản lý Nhà nước trong ngành Xây dựng; góp phần duy trì và nâng cao chất lượng công tác chuyên môn, đảm bảo giải quyết tốt các thủ tục hành chính. Cùng với việc thực hiện nghiêm túc các quy trình ISO, hệ thống ISO được áp dụng tại Sở Xây dựng luôn tạo ra mối quan hệ hai chiều giữa các tổ chức, cá nhân với cơ quan quản lý nhà nước, cho phép tiếp nhận được ý kiến phản hồi của các tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc. Thông qua đó giúp Sở Xây dựng có những đánh giá để phát hiện những thiếu sót, khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận chuyên môn, làm cơ sở có những biện pháp khắc phục, phòng ngừa, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động có hiệu quả. Mối quan hệ ấy được thiết lập qua nhiều kênh thông tin như hòm thư góp ý kiến, phiếu đo lường sự thoả mãn của khách hàng, qua phản ánh trực tiếp và gián tiếp nhưng tập trung nhất là những phản hồi của các tổ chức và cá nhân tại bộ phận “một cửa” - bộ phận tiếp nhận và trao trả hồ sơ.”.

Có thể thấy rằng, thành công lớn nhất của Sở Xây dựng trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là sự thay đổi căn bản về nhận thức và thói quen làm việc của cán bộ công chức ngành trên cơ sở đổi mới phương thức điều hành hoạt động quản lý hành chính Nhà nước thông qua những tiến bộ khoa học và công nghệ.