Thực hiện Chỉ thị số 10/1006/CT-TTg ngày 23-3-2006 của Thủ tướng Chính phủ, quy định chế độ hội họp trong các hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, trong thời gian qua các cấp, các ngành của tỉnh đã quan tâm chỉ đạo, triển khai thực hiện và bước đầu đã giảm được giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan; giảm được những cuộc họp không cần thiết, mang tính hình thức trong hoạt động của cơ quan, đảm bảo tiết kiệm, chống lãng phí.
Thời gian qua, cùng với việc đẩy mạnh Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn II (2006-2010), UBND tỉnh đã ban hành các quyết định, chương trình, kế hoạch, văn bản chỉ đạo, triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính, trong đó có nội dung về thực hiện giảm văn bản, giấy tờ hành chính và chế độ hội họp. Đặc biệt quan tâm đến công tác quản lý văn thư, văn bản, giấy tờ hành chính và chế độ hội họp tại các cơ quan hành chính nhà nước, nhằm giảm một cách căn bản các văn bản, giấy tờ hành chính đi vào trật tự, nề nếp; thực hiện cải cách, đơn giản hoá thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và phục vụ nhân dân của các cơ quan hành chính nhà nước; giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Đến ngày 30-3-2007, đã có 32 đơn vị báo cáo tình hình thực hiện các quy định về giảm văn bản, giấy tờ và chế độ hội họp (20 sở, ban, ngành; 5 đơn vị cấp huyện và 7 đơn vị ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh). Các cấp, ngành trong tỉnh đã ban hành quy chế làm việc trong cơ quan, đơn vị mình, trong đó, quy định cụ thể về trách nhiệm, phạm vị giải quyết công việc và quan hệ công tác của trưởng đơn vị với các phòng ban, đơn vị trực thuộc, các cơ quan có liên quan; quy định về chương trình công tác của đơn vị…Một số đơn vị còn sửa đổi, bổ sung quy chế, xây dựng lại quy chế phối hợp giải quyết các công việc nội bộ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong giải quyết công việc. Có đơn vị đặc biệt quan tâm đến xây dựng và hoàn thiện quy chế cơ quan, trong đó, quy định rõ trình tự tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách hợp lý và khoa học, cải tiến in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí, khắc phục bệnh hình thức, quản lý chặt chẽ việc phát hành văn bản trong nội bộ và ra ngoài cơ quan, đơn vị.
Sở Tư pháp được UBND tỉnh giao nhiệm vụ rà soát các văn bản của các ngành, các cấp trong tỉnh. Từ năm 2006 đến quý I-2007, Sở đã rà soát được 75 dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tham gia ý kiến đối với 27 dự thảo văn bản của cả TƯ và địa phương, trong đó có 9 dự thảo luật, 10 dự thảo nghị định của Chính phủ và 8 dự thảo quyết định của UBND tỉnh. Qua công tác kiểm tra cho thấy việc ban hành văn bản của các sở, ngành, chính quyền địa phương đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thể thức và nội dung không trái các quy định văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên.
Các sở, ngành đang tích cực triển khai xây dựng quy chế sử dụng, ứng dụng CNTT vào công tác chỉ đạo điều hành, quản lý và sử dụng văn bản, giấy tờ. Sở Khoa học và Công nghệ đã đề nghị UBND tỉnh, Bộ Tài chính quan tâm đầu tư, nâng cấp mạng tin học nội bộ (mạng LAN) với kinh phí gần 300 triệu đồng. Bước đầu, một số đơn vị đã thực hiện việc trao đổi, gửi và xử lý văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan, với cơ quan, tổ chức khác qua mạng, như Cục Thuế, Kho bạc, Hải quan tỉnh. Bên cạnh đó, các đơn vị từng bước triển khai ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản để giảm lượng văn bản giấy tờ hành chính như triển khai lắp đặt mạng LAN, Internet. Từ năm 2005 đến nay, các cấp, các ngành rất quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức CNTT cho CBCC,VC tại đơn vị mình, đồng thời phổ biến, yêu cầu, động viên CBCC,VC thường xuyên nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí trong công việc, khuyến khích phát huy sáng kiến trong việc giảm giấy tờ hành chính.
Hằng năm, các cấp, các ngành thường xuyên quan tâm đào tạo bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về tin học cho CBCC,VC trong cơ quan, đơn vị; thường xuyên nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí trong công việc; xây dựng tác phong lề lối làm việc khoa học, hiện đại, chủ động, sáng tạo trong thực thi công vụ, nhiệm vụ. Công tác văn thư tại các cấp, các ngành nhìn chung được quan tâm đúng mức cả về cơ sở vật chất cũng như bố trí cán bộ đủ năng lực, trình độ làm công tác này, từng bước đưa công tác văn thư vào trật tự nề nếp.
Hầu hết các cuộc họp được tổ chức tốt theo các quy định, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, hạn chế tối đa các cuộc họp không cần thiết, đảm bảo về mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, tính thiết thực, hiệu quả, không phô trương, hình thức, tổ chức họp đảm bảo quy trình theo quy định của Thủ tướng Chính phủ. Các hội nghị tổng kết năm toàn ngành đều được các cấp, các ngành báo cáo bằng văn bản và được sự đồng ý của UBND tỉnh, UBND cấp huyện. Việc tổ chức các cuộc họp đều bám sát vào chương trình, kế hoạch đề ra; thực hiện lồng ghép các nội dung công việc cần xử lý; họp kết hợp nhằm giảm số lượng cuộc họp, đảm bảo không làm ảnh hưởng tới hoạt động thường xuyên của đơn vị. Mỗi cuộc họp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách tiến hành phù hợp với tính chất và yêu cầu của từng vấn đề để tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc. Không có hiện tượng cơ quan, đơn vị vì lý do tổ chức các cuộc họp làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức đến giải quyết công việc.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại, hạn chế: Một số đơn vị chưa chú trọng công tác tuyên truyền, giáo dục, động viên CBCC,VC nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí, tác phong, lề lối làm việc trong quá trình giải quyết công việc. Công tác bố trí CBCC,VC ở nhiều cơ quan, đơn vị còn gặp nhiều khó khăn do chất lượng đội ngũ cán bộ của một số ngành, địa phương chưa cao. Chức năng tham mưu, phối kết hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết các công việc liên quan đến nhiều ngành còn bộc lộ nhiều hạn chế. Việc thực hiện một số quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo ở nhiều đơn vị đã có hiệu lực pháp luật không dứt điểm, nên dẫn đến khiếu kiện kéo dài làm cho nhiều cấp, nhiều ngành mất nhiều thời gian, ban hành nhiều văn bản để giải quyết. Cơ sở vật chất phục vụ công tác ở một số đơn vị chưa đáp ứng được yêu cầu, nhất là phương tiện quản lý, xử lý, sao chụp và lưu giữ văn bản. Tại nhiều đơn vị, mạng LAN, WAN, Internet chưa hoàn thiện nên việc chuyển văn bản qua mạng chưa được thực hiện đồng bộ. Một số đơn vị còn chậm triển khai công việc, chưa đảm bảo thời gian quy định, còn phải đôn đốc, nhắc nhở bằng văn bản nhiều lần mới thực hiện; trách nhiệm tham mưu, giúp việc của một số đơn vị còn hạn chế nên đôi khi còn phải cụ thể hoá nội dung chỉ đạo bằng văn bản, giấy tờ. Chế độ hội họp tuy đã được cải tiến, song nhìn chung số lượng các cuộc họp, hội nghị của các cấp, các ngành vẫn còn khá nhiều...
