Từ tháng 7-2007, TP Hạ Long đã chuẩn bị cho việc đưa ứng dụng phần mềm tin học vào giải quyết các thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND thành phố.
Hướng dẫn người dân sử dụng các tiện ích của phần mềm tin học tại Bộ phận “Một cửa” của UBND TP Hạ Long.
Mô hình “Một cửa” mới này được trang bị các thiết bị hiện đại giúp việc tiếp nhận, giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính công khai và minh bạch hơn. Các cán bộ tại phòng một cửa ngoài chức năng tiếp nhận hồ sơ còn có chức năng đôn đốc các phòng, ban chuyên môn để thực hiện theo đúng quy trình và trả kết quả đúng hẹn cho người dân. Người dân có thể theo dõi quy trình giải quyết các thủ tục, hồ sơ hành chính của mình qua hệ thống thiết bị tại Phòng “Một cửa” và qua website “www.hanhchinhcongtp.gov.vn”. Đồng thời, các quy trình này cũng được các lãnh đạo của thành phố giám sát chặt chẽ qua hệ thống camera, qua internet. Hệ thống phần mềm một cửa được nối với mạng Internet, vì vậy các lãnh đạo dù đi công tác xa cũng có thể biết tình hình và chỉ đạo một cách dễ dàng. Ngoài ra, phòng họp của UBND thành phố cũng được trang bị đầy đủ mạng, máy chiếu. Những công việc đã thực hiện, sẽ thực hiện, những công việc còn chậm trễ được thể hiện đầy đủ trên màn hình và căn cứ vào đó để các lãnh đạo tiến hành rà soát, trao đổi công việc.
Qua gần một tháng hoạt động, phần mềm “Một cửa” đã góp phần đẩy mạnh công tác giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính cho người dân đến liên hệ. Tình trạng chen ngang khi liên hệ công việc được hạn chế nhờ hệ thống xếp hàng tự động. Không còn tồn đọng các loại hồ sơ, thủ tục nhờ sự giám sát chặt chẽ của công dân và lãnh đạo thành phố. Chỉ trong 15 ngày đầu tiên hoạt động, phần mềm “Một cửa” đã góp phần tiếp nhận và giải quyết gần 600 hồ sơ, thủ tục hành chính các loại. Trong đó, 37 hồ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; 182 hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; 144 hồ sơ, thủ tục chứng thực bản sao, phân chia tài sản, cải chính hộ tịch; 150 hồ sơ về chế độ chính sách, xã hội… Hiệu quả trong việc tiếp nhận và trả hồ sơ tăng lên rõ rệt, việc khách hàng chen chúc nhau để chờ đến lượt đã không còn nữa, do mọi công việc đã được tối ưu hoá và thực hiện theo một quy trình khép kín giúp giảm thời gian xử lý. Đồng thời, qua việc tra cứu bằng hệ thống mã vạch, số hồ sơ lỡ hẹn với khách hàng đã giảm hẳn so với trước đây nhờ quy trình kiểm soát chặt chẽ. Quan trọng hơn, phần mềm này đã góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ tại bộ phận “Một cửa” và các phòng, ban có liên quan nhờ tính minh bạch của nó. Người dân đến liên hệ công việc cũng được phục vụ chu đáo hơn. Anh Nguyễn Anh Tuấn (phường Cao Thắng) cho biết: “Tôi thấy mô hình “Một cửa” mới này rất hiện đại và tiện cho dân. Nói thật, tôi đã từng đến đây làm nhiều thủ tục hành chính và cũng chứng kiến nhiều sự chen ngang vì quen biết người nọ, người kia… Hôm nay đến làm chứng thực bản sao sổ đỏ, tôi thấy khác hẳn. Người nào đến trước, làm trước, người đến sau làm sau. Văn minh và công bằng hơn hẳn”.
Mặc dù đã được người dân đón nhận, nhưng trong quá trình hoạt động, phần mềm “Một cửa” cũng bộc lộ một số hạn chế. Đó là sự không tương thích giữa trình độ của một số người dân và thiết bị hiện đại, là sự chưa đồng bộ với một số phòng, ban… Tuy nhiên, cái gì mới cũng cần có thời gian để thích ứng, người dân, đội ngũ cán bộ của TP Hạ Long cũng cần có thời gian để quen thuộc với mô hình này. Chính vì thế, trong quá trình vận hành, TP Hạ Long vẫn tiếp tục có sự điều chỉnh để phần mềm “Một cửa” phục vụ đắc lực cho mục tiêu công khai, minh bạch và dân chủ trong cải cách hành chính.
