“Vui lòng khách đến...”

Đội Thủ tục (Đồn BP Cửa khẩu Cảng Hòn Gai) có nhiệm vụ chính là kiểm soát, đăng ký, quản lý công tác XNC và cấp các loại giấy phép cho người, phương tiện ra vào cảng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, Đội đã có nhiều biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính.

Trong đó tập trung phát huy tinh thần sáng tạo, làm chủ khoa học công nghệ của CBCS, thực hiện nối mạng trực tiếp qua đường truyền ADSL để khai thác các giữ liệu thông tin từ tàu, thuyền viên và hành khách. Qua đường truyền này, Đội đã thông báo cho tàu địa chỉ hộp thư điện tử, đồng thời yêu cầu chủ tàu cung cấp thông tin về tàu, số lượng thuyền viên, hành khách thực tế đến cảng và thời gian tàu đến cảng cho đơn vị, từ đó giúp đơn vị chủ động rà soát đối chiếu với danh sách xét duyệt nhân sự do Công an tỉnh cấp. Việc làm này nhằm mục đích tìm ra những sai sót, phân loại khách đủ điều kiện nhập cảnh và khách chưa đủ điều kiện nhập cảnh, thông báo cho các công ty du lịch số lượng hành khách đủ, hoặc không đủ tiêu chuẩn để họ chuẩn bị các thủ tục cần thiết, đảm bảo cho khách nhập cảnh trong quãng thời gian tàu hành trình vào cảng. Hiệu quả của việc làm này là khi CBCS lên tàu làm thủ tục chỉ phải đối chiếu lần cuối trong khoảng 3-5 phút/hành khách là có thể khoanh vùng chính xác được số khách đủ điều kiện nhập cảnh và khách không đủ điều kiện nhập cảnh, báo cáo chỉ huy Đồn có biện pháp chỉ đạo. Đây là cách làm mới, góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết thủ tục XNC cho khách, giảm được thời gian đối chiếu tại tàu mà vẫn đảm bảo được chính xác, chặt chẽ, nhanh chóng, an toàn. Đồng thời, nhằm giảm bớt các thủ tục phiền hà, Đội đã nghiên cứu, rà soát các quy định về thủ tục XNC, đề xuất với chỉ huy Đồn cho phép bỏ bớt việc đóng các con dấu trong quá trình giải quyết thủ tục. Trước đây giải quyết thủ tục cho khách nhập cảnh theo Quy chế 849, Đội phải đóng dấu kiểm chứng nhập cảnh vào các loại giấy tờ như: Giấy phép XNC của khách, chứng nhận tạm trú theo thời hạn cho phép của Phòng Quản lý XNC Công an tỉnh; thẻ du lịch, công văn xét duyệt nhân sự... Thì nay, không phải đóng dấu kiểm chứng nhập cảnh vào thẻ du lịch và chứng nhận tạm trú, nhờ đó giảm được thời gian làm thủ tục từ 25-35 phút/400 khách mà vẫn đảm bảo trình tự đúng pháp luật.

Trước đây, khách đi du lịch bằng hộ chiếu kèm theo thẻ đi bờ của hành khách được phát trước cho khách tự khai, cũng mất nhiều thời gian làm thủ tục. Do toàn bộ số thẻ đi bờ của khách được tập trung tại phòng Thủ tục ở trên tàu để đóng dấu sau đó mới phát cho khách, nên phải cần đến 90 phút/400 khách, gây tâm lý không tốt với du khách. Vì vậy, Đội không tập trung thẻ đi bờ của khách tại phòng Thủ tục để đóng dấu, mà thay vào đó là triển khai bàn đóng dấu tại cầu tàu, vừa tiến hành kiểm tra, kiểm soát vừa đóng dấu. Bằng cách làm này, nhân viên của tàu và các công ty du lịch không phải mất công đoạn phát thẻ đi bờ cho khách, khi tàu cập cảng, khách có thể rời tàu lên bờ ngay. Với những chuyến tàu có số lượng khách đông, Đội kết hợp với Đại lý hàng hải, công ty du lịch cử người, chủ động ra điểm đón trả hoa tiêu, lên tàu giải quyết các thủ tục trước cho khách. Trong hành trình tàu vào cảng, Đội tranh thủ tổ chức kiểm tra đối chiếu và giải quyết các thủ tục cần thiết để khi tàu cập cảng, neo đậu vào vị trí an toàn trong cảng, khách có thể rời tàu đi tham quan ngay, không mất thời gian chờ đợi. Đội còn phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng khác, làm tốt công tác tuyên truyền, quảng bá về đất nước, con người Việt Nam, kết hợp tuyên truyền về các nghị định, pháp luật, các văn bản mới của nhà nước liên quan đến công tác đối ngoại.

Nhờ đó, thời gian gần đây, mặc dù lượng khách nước ngoài đến Hạ Long không ngừng tăng, nhưng trong quá trình làm thủ tục, Đội chưa hề để xảy ra sai sót đáng tiếc. Du khách rất hài lòng về cách làm việc hết sức khoa học, nghiêm túc, nhanh gọn, chính xác, đúng lễ tiết, tác phong của cơ quan chức năng XNC Bộ đội Biên phòng Việt Nam. Thượng tá Chu Đình Thi, Chính trị viên Đồn BP cửa khẩu Cảng Hòn Gai nhận xét: ‘’Đội Thủ tục đã có nhiều đóng góp vào thành tích chung của Đồn những năm qua. Mới đây, trong hội nghị tổng kết 2 năm thực hiện Quyết định 167 của Bộ Quốc phòng ‘’Về thực hiện thủ tục giám sát biên phòng đối với cảng, biển”, Đồn được Bộ Chỉ huy BĐBP tỉnh công nhận đơn vị dẫn đầu trong công tác này”.