Từ ngày 1-7-2007, Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hiệu lực. Người dân đến UBND xã, phường, thị trấn để chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký các giấy tờ có giá trị để sử dụng. Đây là giải pháp trong cải cách hành chính, giúp cho người dân được giải quyết các yêu cầu về chứng thực các bản sao từ bản chính thuận tiện hơn ngay ở cơ sở, không phải đến UBND cấp huyện để chứng thực hoặc đến Phòng Công chứng như trước đây.
Tuy nhiên, đã hơn 2 năm triển khai thực hiện Nghị định 79, song đến nay vẫn còn nhiều sự nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, nhiều người dân thậm chí có cả công chức, viên chức đến UBND cấp xã yêu cầu công chứng Giấy khai sinh, công chứng quyển Học bạ của học sinh, công chứng Bằng tốt nghiệp đại học của sinh viên, Giấy chứng minh nhân dân, Giấy ra viện, Giấy xác nhận phẫu thuật... vì cơ quan nhận các giấy tờ này yêu cầu phải công chứng (?) thì mới được giải quyết lại càng gây ảnh hưởng tâm lý cho người dân sử dụng các bản sao chứng thực. Chúng tôi đã được chứng kiến người dân mang Giấy ra viện và Giấy chứng nhận phẫu thuật đến UBND xã yêu cầu công chứng, tuy đã được cán bộ UBND xã giải thích, hướng dẫn và giải quyết chứng thực các bản photocopy đúng với bản chính, người dân đến chứng thực đã nhận lại các giấy tờ mang về vẫn không yên tâm vì mới được chứng thực chứ chưa phải là công chứng, không biết về nộp có được giải quyết chế độ hay không? Được nghe chuyện một người mang giấy tờ đi công chứng mới được giải quyết ở Đông Triều, do không tin cán bộ UBND xã hướng dẫn, tất tưởi mang Bằng tốt nghiệp đại học của con xuống Phòng công chứng nhà nước số 1 Sở Tư pháp thì được trả lời đây là loại giấy tờ do cấp xã chứng thực, lại phải quay về UBND xã để chứng thực và sau khi được chứng thực song cũng chưa yên tâm bởi cơ quan nhận bản sao Bằng tốt nghiệp yêu cầu phải công chứng thì mới nhận(?). Sau đó, anh than phiền: Giá như bảo tôi mang Bằng tốt nghiệp của cháu đến UBND xã mà chứng thực để nộp thì là một nhẽ, họ lại nói phải đi công chứng nên tôi mới đi hỏi đến Phòng Công chứng, vừa mất thời gian lại vừa mệt người...
Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng thì công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Còn chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Như vậy công chứng là hành vi của Công chứng viên, còn chứng thực là hành vi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (quy định tại điều 5 Nghị định 79 thì người có thẩm quyền chứng thực bao gồm: Trưởng, Phó Phòng Tư pháp, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã, Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài). Tóm lại: Phòng Công chứng chỉ chứng nhận các hợp đồng giao dịch theo Luật Công chứng. Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại, UBND cấp xã chứng thực các bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của công dân trong các giấy tờ có giá trị để sử dụng theo Nghị định 79 của Chính phủ.
Thiết nghĩ, các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp khi hướng dẫn công dân đến nộp giấy tờ để giải quyết, cần phải phân biệt rõ giữa công chứng và chứng thực để hướng dẫn người dân thực hiện đúng quy định của pháp luật, không gây ảnh hưởng tâm lý cho người dân khi sử dụng các loại bản sao đã được chứng thực tại UBND cấp xã theo thẩm quyển, đồng thời tránh làm cho người dân mất thời gian và tiền bạc khi phải đi lại.
