Nên mua hay thuê máy photocopy cho văn phòng: Bài toán chi phí

Hương Thuỷ

06/02/2026 16:35

Trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, việc tối ưu hóa chi phí vận hành (OpEx) và chi phí đầu tư (CapEx) là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Khi setup hoặc nâng cấp văn phòng, câu hỏi Nên mua hay thuê máy photocopy? luôn là một cuộc tranh luận không hồi kết giữa bộ phận Hành chính, Kế toán và Ban giám đốc.

1. Mua máy photocopy: Sở hữu tài sản hay ôm cục nợ?

Đây là phương án truyền thống. Bạn bỏ ra một khoản tiền lớn để mang máy về và toàn quyền sử dụng.

Ưu điểm:

- Quyền sở hữu: Máy là tài sản cố định của công ty. Bạn có thể thanh lý lại khi không dùng (dù giá trị thu hồi thường rất thấp).

- Chủ động: Không phụ thuộc vào hợp đồng thuê bên ngoài.

Nhược điểm chí mạng:

- Vốn đầu tư ban đầu quá lớn: Một chiếc máy photocopy đa năng (Ricoh, Toshiba) dòng văn phòng hoạt động ổn định có giá từ 30 - 80 triệu đồng. Với các dòng máy mới đập hộp, con số có thể lên tới hơn 100 triệu.

- Chi phí nuôi máy khổng lồ: Đây là tảng băng chìm ít ai để ý. Tiền mực in chính hãng, tiền thay Trống, Gạt, Sấy định kỳ sẽ ngốn của bạn hàng triệu đồng mỗi tháng.

- Mất giá không phanh: Máy photocopy là đồ công nghệ, tỷ lệ khấu hao cực nhanh. Sau 3-5 năm, giá trị máy gần như bằng 0.

- Rủi ro kỹ thuật: Khi máy hỏng (kẹt giấy, báo lỗi), công việc bị đình trệ. Bạn phải tự gọi thợ, chờ đợi báo giá, chờ duyệt chi phí sửa chữa. Quy trình này cực kỳ tốn thời gian.

2. Thuê máy photocopy: Xu hướng thông minh của doanh nghiệp hiện đại

Dịch vụ thuê máy photocopy đang trở thành xu hướng chủ đạo, được hơn 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và cả các tập đoàn lớn lựa chọn.

Ưu điểm vượt trội:

- Không cần vốn đầu tư: Bạn không mất hàng chục triệu để mua máy. Chỉ cần trả phí thuê hàng tháng (chỉ từ 800k - 1tr5).

- Miễn phí 100% mực và linh kiện: Bạn in bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu (hoặc theo gói cố định). Hết mực? Bên cho thuê nạp. Hỏng hóc? Bên cho thuê sửa.

- Dòng tiền linh hoạt: Chi phí thuê được tính vào chi phí vận hành hàng tháng, giúp doanh nghiệp dễ dàng cân đối tài chính và giảm thuế TNDN.

- Công nghệ luôn mới: Sau 2-3 năm, nếu máy cũ hoặc nhu cầu in ấn tăng, bạn dễ dàng yêu cầu đổi máy đời mới hơn mà không tốn thêm phí đầu tư.

Nhược điểm:

- Máy không thuộc sở hữu của bạn.

- Phải tuân thủ các quy định sử dụng trong hợp đồng thuê.

3. Khi nào bạn nên Mua và khi nào nên Thuê?

Mặc dù thuê máy có nhiều lợi điểm, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn duy nhất.

Bạn nên MUA máy khi:

- Doanh nghiệp ở vùng sâu vùng xa, hải đảo nơi các đơn vị cho thuê khó tiếp cận để bảo trì hàng tháng.

- Nhu cầu in ấn cực ít (dưới 500 bản/tháng), chỉ cần một chiếc máy in để bàn nhỏ gọn A4.

Bạn nên THUÊ máy khi:

- Là công ty Start-up, SMEs muốn tối ưu dòng tiền, không muốn chôn vốn vào tài sản cố định.

- Văn phòng có nhu cầu in ấn thường xuyên (trên 1.000 bản/tháng), cần máy đa năng (In, Photo, Scan màu).

- Không có nhân sự IT chuyên trách để sửa chữa máy móc.

- Các công ty công trình, dự án hoạt động trong thời gian ngắn hạn (1-2 năm).

4. ICT Sài Gòn - Đối tác cho thuê máy Photocopy uy tín hàng đầu TP.HCM

Nếu bạn đã nhận thấy Thuê máy photocopy là nước đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình, bước tiếp theo là chọn mặt gửi vàng. Một nhà cung cấp dịch vụ kém chất lượng với những chiếc máy nát hay kẹt giấy sẽ là cơn ác mộng cho văn phòng.

Tại TP.HCM và các tỉnh lân cận, ICT Sài Gòn tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cho thuê thiết bị văn phòng với tiêu chuẩn dịch vụ 5 sao.

Tại sao hơn 1.000+ doanh nghiệp chọn ICT Sài Gòn?

- Hệ thống máy đời mới, đồng bộ: Chúng tôi chỉ cung cấp các dòng máy Ricoh, Toshiba đời mới, nhập khẩu chính hãng, đảm bảo bản in sắc nét và vận hành êm ái, không gây tiếng ồn ảnh hưởng môi trường làm việc.

- Dịch vụ thần tốc: Cam kết hỗ trợ kỹ thuật tận nơi trong vòng 30 phút - 2 giờ tại khu vực nội thành. Với ICT Sài Gòn, công việc của bạn sẽ không bao giờ bị gián đoạn quá lâu.

- Chi phí minh bạch - Không bẫy giá: Báo giá trọn gói, cam kết không phát sinh các chi phí ẩn vô lý. Hợp đồng rõ ràng, linh hoạt thời gian thuê.

- Dùng thử miễn phí: Chúng tôi tự tin vào chất lượng máy móc đến mức sẵn sàng cho khách hàng dùng thử 7 ngày để trải nghiệm trước khi ký hợp đồng.

Đừng để việc in ấn trở thành gánh nặng! Hãy để ICT Sài Gòn giúp bạn tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc ngay hôm nay.

LIÊN HỆ TƯ VẤN & NHẬN BÁO GIÁ THUÊ MÁY TỐT NHẤT: