Chuyển đổi số đang từng bước làm thay đổi diện mạo nền hành chính Quảng Ninh, hướng đến một phương thức quản lý hiện đại, linh hoạt và gần dân hơn. Từ những thay đổi trong cách vận hành đến trải nghiệm của người dân, doanh nghiệp, chuyển đổi số đang góp phần đưa nền hành chính ngày càng hiệu quả, thuận tiện và sát với nhu cầu thực tiễn.
Khi dữ liệu trở thành nền tảng
Trước đây, việc đánh giá, xác định chỉ số cách hành chính được thực hiện bằng phương pháp thủ công, mỗi kỳ đánh giá chỉ số cải cách hành chính thường gắn liền với hàng chồng hồ sơ, các sở, ngành, địa phương phải chuẩn bị tài liệu giấy cũng như scan các tài liệu lưu vào USB và gửi trực tiếp, vì thế mất thời gian, chi phí và đôi khi dẫn đến những sai sót và thiếu tính đồng bộ trong quản lý. Hiện nay, khi sử dụng phần mềm chấm điểm chỉ số cách hành chính, các đơn vị chỉ cần đăng tải vào hệ thống cũng như tài các tài liệu lên phần mềm. Qua đó, bảo đảm tính khách quan minh bạch và tính chính xác trong đánh giá chỉ số cải cách hành chính đối với các sở ngành địa phương.
Bà Nguyễn Thị Trang Nhung, Trưởng phòng Cải cách hành chính, (Sở Nội vụ TP Quảng Ninh) chia sẻ: Từ khi Quảng Ninh trang bị phần mềm chấm điểm các chỉ số cải cách hành chính, từ đó đã giúp rút ngắn thời gian tổng hợp, báo cáo mà còn nâng cao độ chính xác trong quá trình đánh giá. Các khâu gửi, nhận kết quả tự đánh giá, thẩm định và giải trình đều được thực hiện trực tuyến, hạn chế tối đa thất lạc hồ sơ, qua đó giảm áp lực cho cán bộ chuyên môn chúng tôi rất nhiều.
Hiện nay, chuyển đổi số còn tạo ra sự thay đổi rõ nét trong công tác quản lý, điều hành tại các cơ quan nhà nước. Hiện nay, với hệ thống quản lý văn bản điện tử và chữ ký số, toàn bộ quy trình được thực hiện trên môi trường mạng, chỉ trong vòng từ 1-2 phút, văn bản đã được ký số và chuyển đến các đơn vị liên quan, cán bộ, công chức không còn phải nhiều lần di chuyển để trình ký, lãnh đạo có thể xử lý công việc ngay cả khi đi công tác, góp phần rút ngắn thời gian giải quyết công việc. Hiện có 26.390 chứng thư số chuyên dùng công vụ đang hoạt động, gồm 4.093 chứng thư tổ chức và 22.297 chứng thư cá nhân. Đến tháng 9/2026, tỷ lệ xử lý văn bản điện tử đạt 83,75% tại khối sở, ban, ngành và 91,11% tại UBND các xã, phường, đặc khu. Tiếp tục triển khai Phòng họp không giấy, phân hệ theo dõi nhiệm vụ, AI hỗ trợ công vụ, LGSP kết nối NDXP; thử nghiệm nền tảng AI hỗ trợ công vụ (AI Luật, C-AI Legal), nghiên cứu sandbox công nghệ số và xây dựng Bộ chỉ số đánh giá, xếp hạng chuyển đổi số phiên bản 2.0. Các điều kiện kỹ thuật phục vụ vận hành thành phố Quảng Ninh được chủ động rà soát, nâng cấp, bảo đảm hoạt động quản lý nhà nước, xử lý công việc và cung cấp dịch vụ công liên tục.
Đặc biệt, thời gian qua các sở, ban ngành và địa phương đã đẩy mạnh Chiến lược dữ liệu số. Đến tháng 9/2026, Quảng Ninh đã số hóa, chuẩn hóa, làm sạch hơn 1,1 triệu thửa đất, liên thông 100% dữ liệu địa chính với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; lĩnh vực y tế có 10/12 cơ sở dữ liệu được cập nhật, làm sạch, 88 cơ sở y tế liên thông qua API với Cổng dữ liệu Bộ Y tế, với 75.934 hồ sơ được liên thông thành công. Các nền tảng dùng chung, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và LGSP tiếp tục vận hành ổn định, kết nối, chia sẻ với 5 cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành. Tiếp tục triển khai Kho dữ liệu dùng chung, nền tảng phân tích dữ liệu, Hệ thống văn phòng số và các ứng dụng phục vụ quản lý, điều hành. Trung tâm IOC tiếp tục được khai thác phục vụ chỉ đạo, điều hành.
Hạ tầng phục vụ chính quyền số tiếp tục được củng cố, hiện toàn thành phố có 5.970 trạm thu, phát sóng thông tin di động; tỷ lệ phủ sóng 4G đạt 99,6% dân số, 5G đạt khoảng 94% với 676 trạm; 97,74% hộ gia đình có khả năng tiếp cận Internet cáp quang. 100% cơ quan hành chính được kết nối Mạng truyền số liệu chuyên dùng.
Những con số này cho thấy môi trường số đang dần trở thành một phần thường xuyên trong hoạt động của cơ quan hành chính, từ xử lý công việc nội bộ đến cung cấp dịch vụ công.
Từ hồ sơ giấy đến trải nghiệm số
Không chỉ đổi mới hoạt động nội bộ của các cơ quan nhà nước, Quảng Ninh còn tập trung cải cách TTHC theo hướng lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ. Trung tâm phục vụ Hành chính công thành phố đã phối hợp với các sở, ngành rà soát, chuẩn hóa quy trình giải quyết và thực hiện số hóa 100% hồ sơ TTHC đủ điều kiện theo quy trình 5 bước trên môi trường điện tử, gắn với sử dụng chữ ký số điện tử trong toàn bộ quy trình. Trong 9 tháng năm 2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố đã tiếp nhận 246.164 hồ sơ, đã giải quyết 238.454 hồ sơ, trong đó tỷ lệ hồ sơ thực hiện dịch vụ công trực tuyến 233.678 hồ sơ (đạt 98,6%); công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC tiếp tục được duy trì hiệu quả với tỷ lệ số hóa hồ sơ đầu vào đạt 99,9%, trả kết quả bản điện tử đạt 98,2%. Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các xã, phường, đặc khu đã tiếp nhận 339.892 hồ sơ, đã giải quyết 330.838 hồ sơ, trong đó tỷ lệ giải quyết đúng và trước hạn đạt 98% (324.257 hồ sơ); tỷ lệ hồ sơ thực hiện dịch vụ công trực tuyến đạt 99,3% (326.768/329.194 hồ sơ). Công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC tiếp tục được đẩy mạnh với tỷ lệ số hóa hồ sơ đạt 100%, trả kết quả bản điện tử đạt 99,9%. Phí, lệ phí trong giải quyết thủ tục hành chính được thanh toán 100% bằng phương thức điện tử.
Trong lộ trình cải cách hành chính trên cơ sở mô hình chính quền địa phương 2 cấp, thành phố đã triển khai TTHC phi địa giới, đây là bước đi quan trọng nhằm xóa bỏ những rào cản không gian trong giải quyết TTHC, tạo thuận lợi tối đa cho người dân, doanh nghiệp. Hiện toàn thành phố triển khai quy trình giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính đối với hơn 2.000 thủ tục hành chính (đạt 93,3%), theo đó người dân, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thủ tục hành chính tại bất cứ trụ sở Trung tâm Phục vụ hành chính công, trực tuyến trên môi trường điện tử và qua dịch vụ bưu chính.
Công nghệ cũng mở thêm những cách tiếp cận dịch vụ công phù hợp hơn với người dân. Các mô hình quầy tiếp nhận thay, tổ tư vấn hỗ trợ, kiosk thông minh, hệ thống xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử được triển khai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố và các địa phương. Bước đầu đã có 16.909 lượt người tiếp cận các chức năng này, 257 hồ sơ được cấp bản sao số.
Có thể nói khi dữ liệu được kết nối, quy trình được rút gọn, hồ sơ được xử lý trên môi trường điện tử và cán bộ sẵn sàng đồng hành cùng người dân, khoảng cách giữa nền hành chính với đời sống sẽ ngày càng được thu hẹp. Đó cũng là bước chuyển quan trọng để cải cách hành chính không chỉ hiện diện trên các nền tảng số, mà thực sự đi vào từng giao dịch, từng nhu cầu cụ thể của người dân và doanh nghiệp.
