Trở về sau khi tham dự hội nghị cấp toàn quốc của một ngành, bạn tôi than thở: “Hơn 400 người ngồi dự mà số người ngồi nghe, đóng góp ý kiến chỉ chiếm khoảng 1/3. Số còn lại, người đọc báo, người vào mạng, người thì thầm nói chuyện. Có người bỏ ra ngoài hút thuốc, uống nước. Không biết chất lượng hội nghị đến đâu nhưng cuối buổi, chủ toạ vẫn khẳng định hội nghị thành công tốt đẹp”.
Trường hợp như bạn tôi kể không hiếm. Đầu năm 2007, Báo Tuổi trẻ đưa ra một con số khiến nhiều người giật mình: “Mỗi ngày, TP Hà Nội có khoảng 1.000 cuộc họp, cả nước có 3.000 cuộc họp, tổng chi phí cho các cuộc họp này là 1,5 tỷ đồng”. Đó là cách đây 7 năm. Còn đến nay, dù đã cố gắng để giảm các cuộc họp không cần thiết, nhưng kết quả thì ngược lại… Công bằng mà nói, hội họp là việc không thể thiếu, họp để triển khai công việc, không có là không được. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng các cuộc họp, để hội họp thực sự cần thiết thì còn nhiều điều cần bàn.
Đầu tiên phải kể đến cá nhân dự họp. Điều không hiếm gặp ở các cuộc họp là tình trạng đến muộn, về sớm. Thứ hai là dự họp nhưng không ít người dành thời gian làm việc riêng: Đọc báo, nhắn tin, gọi điện thoại, chơi game, lướt web v.v.. Tiếp nữa là việc chuẩn bị nội dung cuộc họp sao cho thiết thực, hiệu quả. Không ít cuộc họp diễn ra theo kiểu: Một người đọc báo cáo, những người còn lại ngồi nghe. Khi nghe xong báo cáo thì cũng gần hết giờ, các ý kiến đóng góp, thảo luận qua loa, đại khái. Người chủ trì cuộc họp đành kết luận, giao việc cho ngành thường trực tiếp thu ý kiến, làm báo cáo và tiếp tục… báo cáo trong cuộc họp lần sau. Cũng có cuộc họp lại diễn ra theo cách: Thành phần dự họp (đa phần là lãnh đạo chủ chốt của ngành, đơn vị) vì bận việc nên giao cho chuyên viên, chuyên trách đi họp. Thế nên, đến lượt phát biểu thì người được uỷ quyền chỉ biết đứng lên “lĩnh hội nội dung, các ý kiến tại cuộc họp, về báo cáo với lãnh đạo”. Với những cuộc họp như trên, quả thực rất lãng phí thời gian, tiền của, mà không thu được kết quả như mong muốn.
Gần đây, nhiều cuộc họp được tổ chức theo hình thức trực tuyến để tiết kiệm thời gian, kinh phí, công sức đi lại. Để chuẩn bị cho cuộc họp, nhiều đơn vị đã gửi nội dung qua thư điện tử cho các thành viên tham dự có điều kiện nghiên cứu trước. Đây là việc làm rất hay, cần phổ biến rộng hơn nữa.
Hoàng Nhi
