Thực hiện Kế hoạch số 210/KH-UBND ngày 15/5/2026 của UBND tỉnh, Tổ công tác hỗ trợ lưu động thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) về đất đai của tỉnh đang trực tiếp đến cơ sở để hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ, tiếp nhận thủ tục và phối hợp xử lý những trường hợp còn vướng mắc. Cách làm chủ động, liên ngành góp phần giảm thời gian đi lại, xác định rõ hướng giải quyết từng hồ sơ, đồng thời nâng cao chất lượng xử lý công việc tại cấp xã.
Sau nhiều lần bổ sung hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, gia đình bà Bùi Thị Ngãi, khu phố 2, phường Quang Hanh vẫn chưa thể hoàn tất thủ tục. Bởi một số giấy tờ liên quan đến nguồn gốc và quá trình sử dụng đất cần được rà soát, làm rõ.
Tại buổi hỗ trợ TTHC lưu động ngày 28/7 vừa qua, hồ sơ của gia đình bà Ngãi được các thành viên Tổ công tác hỗ trợ lưu động thực hiện TTHC về đất đai của tỉnh cùng cán bộ chuyên môn của phường Quang Hanh trực tiếp kiểm tra, thảo luận các nội dung vướng mắc; đồng thời đối chiếu với hồ sơ quản lý đất đai và các quy định hiện hành để đưa ra hướng giải quyết thuận tiện nhất cho người dân. Với cách làm đó, những vướng mắc đã được tháo gỡ, hồ sơ sau khi được bổ sung các giấy tờ đã đủ điều kiện để UBND phường Quang Hanh tiếp nhận, giải quyết theo thẩm quyền.
Bà Bùi Thị Ngãi cho biết: “Gia đình đã sử dụng đất, nhà ở ổn định từ lâu nhưng chưa làm được giấy chứng nhận nên chưa yên tâm. Sau buổi làm việc, hồ sơ đã được tiếp nhận, gia đình mong sớm có kết quả để ổn định cuộc sống và bảo đảm quyền lợi đối với tài sản của mình”.
Trường hợp của gia đình bà Ngãi cho thấy, đối với thủ tục đất đai, một giấy tờ chưa đầy đủ hoặc thông tin về quá trình sử dụng đất chưa được làm rõ cũng có thể khiến hồ sơ phải bổ sung nhiều lần. Khi được trực tiếp trao đổi với đại diện các cơ quan chuyên môn, người dân biết hồ sơ đang vướng ở đâu, cần hoàn thiện nội dung gì, cơ quan nào tiếp nhận và các bước tiếp theo phải thực hiện.
Tại buổi làm việc, Tổ công tác hỗ trợ lưu động thực hiện TTHC về đất đai của tỉnh cũng phối hợp với cán bộ chuyên môn phường Quang Hanh rà soát 39 hồ sơ. Trong đó, 10 hồ sơ đủ điều kiện được tiếp nhận, 8 lượt công dân được hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ. Đối với 21 trường hợp đã được thống nhất phương án hỗ trợ nhưng chưa đến nộp hồ sơ, UBND phường Quang Hanh sẽ tiếp tục hỗ trợ khi người dân có yêu cầu.
Từ khi thành lập đến nay, Tổ công tác hỗ trợ lưu động thực hiện TTHC về đất đai của tỉnh đã trực tiếp triển khai hỗ trợ tại 4 địa phương (Vân Đồn, Bình Khê, Bãi Cháy, Quang Hanh) với 140 hồ sơ về đất đai được hỗ trợ. Mỗi nơi có những nhóm hồ sơ và nguyên nhân vướng mắc khác nhau, song đều được xử lý theo hướng phân loại rõ. Kết quả đã có 50 hồ sơ đủ điều kiện được tiếp nhận, 69 trường hợp được hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ và 21 trường hợp đã được thống nhất phương án hỗ trợ nhưng chưa đến nộp hồ sơ sẽ tiếp tục được địa phương hướng dẫn khi người dân có nhu cầu.
Đất đai là lĩnh vực có nhiều thành phần hồ sơ, giấy tờ phức tạp. Khi vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, nhiều nhiệm vụ quản lý nhà nước và TTHC trước đây của cấp huyện, tỉnh được phân cấp cho cấp xã thực hiện. Trong lĩnh vực đất đai, cấp xã tham gia trực tiếp vào các quy trình như xác nhận nguồn gốc, thời điểm và hiện trạng sử dụng đất; xác minh điều kiện cấp giấy chứng nhận lần đầu; thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và giải phóng mặt bằng.
Khối lượng công việc vì vậy không chỉ tăng về số lượng mà còn phức tạp hơn về tính chất. Trong khi đó, sau sắp xếp đơn vị hành chính, địa bàn quản lý của nhiều xã, phường được mở rộng; hồ sơ địa chính, bản đồ và dữ liệu đất đai phải tiếp nhận từ nhiều đơn vị trước đây. Tại một số nơi, thông tin giữa hồ sơ giấy, bản đồ qua các thời kỳ và hiện trạng sử dụng đất chưa hoàn toàn đồng bộ, khiến việc xác minh, đối chiếu cần nhiều thời gian hơn. Cùng với đó, đội ngũ cán bộ địa chính cũng có sự thay đổi sau quá trình sắp xếp, điều động và bố trí lại. Một số cán bộ mới tiếp nhận địa bàn, trong khi đó quản lý đất đai là lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn sâu, kinh nghiệm thực tiễn và khả năng vận dụng hệ thống pháp luật thường xuyên được điều chỉnh.
Theo bà Nguyễn Hải Vân, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Quảng Ninh, Tổ trưởng Tổ công tác, cho biết: Việc các cơ quan chuyên môn cùng trực tiếp nghiên cứu hồ sơ đã giúp rút ngắn thời gian trao đổi, hạn chế tình trạng hồ sơ phải chuyển qua nhiều khâu nhưng chưa thống nhất được phương án xử lý. Với những trường hợp có lịch sử sử dụng đất kéo dài, giấy tờ qua nhiều thời kỳ hoặc liên quan đến nhiều cơ quan, cách làm liên ngành tại cơ sở tạo điều kiện để các bên cùng đối chiếu thông tin, xác định căn cứ pháp lý và phân công rõ trách nhiệm tiếp tục giải quyết. Đặc biệt Tổ công tác không chỉ hướng dẫn người dân, mà còn hỗ trợ cơ quan chuyên môn cấp xã về nghiệp vụ xử lý hồ sơ đất đai. Qua từng trường hợp cụ thể, cán bộ địa phương nắm rõ hơn quy định, thông tin cần kiểm tra và quy trình phối hợp, từ đó giải quyết hồ sơ nhanh chóng, thuận lợi hơn.
