Không kể ngày nghỉ, ngoài giờ hành chính, các tổ công tác của Đảng ủy phường Hồng Gai vẫn duy trì việc số hóa hồ sơ đảng viên với yêu cầu cao về tiến độ, độ chính xác và bảo mật. Đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm được địa phương tập trung thực hiện trong “Chiến dịch 100 ngày”, từng bước chuyển hồ sơ đảng viên từ phương thức quản lý truyền thống sang dữ liệu số, phục vụ hiệu quả hơn công tác tổ chức xây dựng Đảng.
Tại phòng số hóa hồ sơ của Đảng ủy phường Hồng Gai, 3 máy tính cùng hệ thống máy scan của 3 tổ công tác được bố trí làm việc liên tục. Công việc được thực hiện theo từng khâu, từ rà soát, chỉnh lý, phân loại hồ sơ đến scan, kiểm tra và hoàn thiện dữ liệu.
Đợt đầu, phường tập trung số hóa 178 hồ sơ đảng viên thuộc nhóm ưu tiên. Sau 5 ngày triển khai, hơn 120 hồ sơ đã được hoàn thành. Chị Vũ Thị Thanh Luyến, công chức Ban Xây dựng Đảng, thành viên Tổ công tác số 3, chia sẻ: Công việc đòi hỏi sự cẩn trọng ở từng khâu. Hồ sơ sau khi được chỉnh lý phải được kiểm tra kỹ trước khi scan, từng file được rà soát để bảo đảm đầy đủ, chính xác. Có những hồ sơ gồm rất nhiều tài liệu, vì vậy quá trình scan và kiểm tra mất khá nhiều thời gian. Chúng tôi phải tranh thủ thời gian ngoài công việc chuyên môn nhưng yêu cầu trước hết vẫn là chính xác, không để xảy ra sai sót.
Đối với những bộ hồ sơ dày, khối lượng tài liệu cần số hóa càng lớn. Anh Phạm Thanh Tùng, công chức Ban Xây dựng Đảng, thành viên Tổ công tác số 1, cho biết: Một bộ hồ sơ đảng viên có thể gồm hàng trăm tài liệu, riêng một quyển lý lịch đã có hàng chục trang cần được scan, kiểm tra cẩn thận.
Đây cũng là lý do các tổ công tác không đặt nặng việc chạy theo số lượng đơn thuần. Mỗi ngày, các tổ trưởng đều tổng hợp số hồ sơ đã thực hiện, đồng thời rà soát những khó khăn, vướng mắc để kịp thời điều chỉnh cách làm. Theo đồng chí Vũ Thị Hằng, Phó Trưởng Ban Xây dựng Đảng, Tổ trưởng Tổ công tác số 1, các tổ duy trì chế độ báo cáo tiến độ hằng ngày. Những trường hợp hồ sơ thiếu, chưa thống nhất thông tin hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình số hóa đều được kiểm tra, xử lý trước khi hoàn thiện dữ liệu. Cách làm này giúp phường vừa đẩy nhanh tiến độ, vừa hạn chế nguy cơ sai lệch thông tin - yếu tố đặc biệt quan trọng đối với dữ liệu liên quan đến quá trình công tác, lý lịch và quá trình sinh hoạt Đảng của mỗi đảng viên.
Thực hiện “Chiến dịch 100 ngày” về chuyển đổi số trong ngành Tổ chức xây dựng Đảng, Đảng ủy phường Hồng Gai đã chủ động xây dựng kế hoạch, thành lập các tổ công tác và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân. Cùng với nhân lực, hệ thống máy tính, máy scan và các điều kiện phục vụ số hóa cũng được bổ sung, bảo đảm yêu cầu triển khai.
Theo lộ trình, từ tháng 8 đến hết tháng 11/2026, phường tập trung số hóa 178 hồ sơ thuộc nhóm ưu tiên. Trong tháng 12/2026, tiếp tục thực hiện đối với 305 hồ sơ đảng viên thuộc 4 đảng bộ trường học. Năm 2027, địa phương phấn đấu hoàn thành số hóa toàn bộ 3.633 hồ sơ đảng viên thuộc các chi, đảng bộ trực thuộc và 18 chi bộ khu phố.
Mục tiêu của phường không chỉ là hoàn thành số lượng hồ sơ theo tiến độ, mà quan trọng hơn là hình thành nguồn dữ liệu chính xác, thống nhất, có khả năng khai thác trong thực tiễn. Đảng ủy phường đặt mục tiêu chuẩn hóa, làm sạch, đối soát và đồng bộ tối thiểu 99% dữ liệu tổ chức Đảng và đảng viên.
Đồng chí Phạm Thị Thanh Mai, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy phường Hồng Gai, cho biết: Địa phương quán triệt nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung” trong quá trình thực hiện. Hồ sơ được số hóa đến đâu phải được kiểm tra, xác thực đến đó; dữ liệu sau khi hoàn thiện phải bảo đảm khả năng khai thác, phục vụ công tác quản lý. Đặc biệt, do hồ sơ đảng viên chứa nhiều thông tin quan trọng, yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu được đặt lên hàng đầu. Các tổ công tác phải tuân thủ nghiêm quy định về bảo vệ bí mật nội bộ trong toàn bộ quá trình rà soát, số hóa và quản lý dữ liệu.
Việc số hóa hồ sơ đảng viên vì thế không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành các tệp điện tử. Đây là quá trình chuẩn hóa, làm sạch và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ trực tiếp công tác tổ chức xây dựng Đảng, tạo điều kiện giảm dần phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao khả năng tra cứu, cập nhật và quản lý thông tin.
Từ cách làm của phường Hồng Gai có thể thấy, chuyển đổi số trong công tác Đảng đang đi vào những phần việc cụ thể, gắn với từng hồ sơ, từng dữ liệu và từng quy trình nghiệp vụ. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và kết nối đồng bộ, đây sẽ là nền tảng quan trọng để đổi mới phương thức quản lý, nâng cao hiệu quả công tác tổ chức xây dựng Đảng, đáp ứng yêu cầu xây dựng tổ chức Đảng tinh gọn, chuyên nghiệp và hiệu quả trong môi trường số.
