Ngoài sự bất cập từ các quy định của pháp luật dẫn đến hạn chế, tồn tại trong hoạt động công chứng thì sự phối hợp giữa các cơ quan quản lý Nhà nước và các tổ chức hành nghề công chứng trong việc chia sẻ, cung cấp thông tin, dữ liệu về hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản chưa chặt chẽ, kịp thời cũng là nguyên nhân dẫn đến các sai phạm đáng tiếc. Vậy, cách nào để hạn chế thấp nhất rủi ro trong hoạt động công chứng hiện nay?
Mô hình từ Hà Nội
Một trong những biện pháp hạn chế rủi ro, đảm bảo an toàn pháp lý mà Sở Tư pháp TP Hà Nội thử nghiệm và đưa vào sử dụng rất hiệu quả, đó là việc xây dựng Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Chương trình được xây dựng với mục đích hạn chế việc thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài sản, công chứng đối với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà đã có quyết định thu hồi, bị huỷ, bị mất, sử dụng văn bản công chứng giả tham gia giao dịch… Với chương trình trên, thay vì người dân phải tự tìm hiểu thông tin về tài sản mình cần giao dịch thì các công chứng viên sẽ giúp họ có thông tin chính xác về việc đó. Như vậy, họ có thể yên tâm thực hiện giao dịch mà không lo bị lừa do thiếu thông tin.
Tại Quảng Ninh, được biết, để hạn chế rủi ro, một trong những biện pháp mà VPCC Hạ Long sử dụng để nhận biết tình trạng của tài sản giao dịch là việc đưa vào sử dụng phần mềm công chứng. Theo đó, trên hệ thống dữ liệu nội bộ của VPCC sẽ cập nhật thông báo của cơ quan thi hành án, cơ quan tài nguyên môi trường về thông tin của tài sản, các tài sản đã thực hiện giao dịch tại VPCC Hạ Long… Do vậy không để xảy ra việc thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với cùng một tài sản tại văn phòng, hoặc thực hiện giao dịch đối với các tài sản không được chuyển nhượng. Mở rộng ra, phần mềm này cũng như chương trình quản lý dữ liệu công chứng mà Sở Tư pháp Hà Nội áp dụng. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm này mới chỉ thực hiện trong nội bộ VPCC Hạ Long, vẫn chưa có sự liên kết, chia sẻ thông tin với các VPCC, PCC trên địa bàn tỉnh.
Theo Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tỉnh Quảng Ninh đến năm 2020, toàn tỉnh sẽ có 32 tổ chức hành nghề công chứng, 100% các huyện, thị xã, thành phố đều có tổ chức hành nghề công chứng và hoàn thành công tác chuyển giao hoạt động công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Theo số liệu thống kê, từ năm 2004 đến nay, trung bình lượng việc công chứng, chứng thực qua các năm tăng từ 15-20%, trong 5 năm (2007-2012), các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng 66.027 việc (công chứng hợp đồng, giao dịch, lưu trữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng). Bên cạnh sự gia tăng về số lượng, các hợp đồng, giao dịch, yêu cầu công chứng, chứng thực cũng ngày càng đa dạng, phức tạp, đòi hỏi đảm bảo an toàn pháp lý cao.
Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng gắn với xây dựng chính quyền điện tử
Bà Nguyễn Thị Thương, Trưởng VPCC Giếng Đáy cho biết: Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng mà TP Hà Nội áp dụng là chương trình có tính ưu việt, hiệu quả cao. Hiện nay, ngoài TP Hà Nội, một số địa phương khác như TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng… cũng đã xây dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin chung về công chứng. Theo tôi, ngoài việc tăng cường phối hợp giữa các cơ quan liên quan trong hoạt động công chứng thì việc xây dựng và quản lý cơ sở thông tin về các giao dịch, hợp đồng đã thực hiện công chứng, các dữ liệu thông tin ngăn chặn về giao dịch bất động sản là rất cần thiết. Bởi nó giúp cho các tổ chức hành nghề công chứng có thể nắm bắt được thông tin về tài sản, giao dịch một cách chính thống, nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng. Chính vì vậy, các ban, ngành của tỉnh cần quan tâm, sớm triển khai thực hiện.
Trao đổi với chúng tôi, ông Mạc Văn Quang, Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết: Để góp phần đảm bảo hành lang pháp lý, hạn chế những thiệt hại, rủi ro trong hoạt động công chứng đối với các hợp đồng giao dịch trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp cũng đã xây dựng Chương trình quản lý về cung cấp thông tin tình trạng tài sản khi tham gia các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Dự án đã được Sở Tư pháp trình UBND tỉnh phê duyệt và được chỉ đạo thực hiện gắn với việc xây dựng chính quyền điện tử.
Chính quyền điện tử là việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông của cơ quan chính quyền để thực hiện giao tiếp với người dân, doanh nghiệp, giữa các cơ quan với nhau. Chính quyền điện tử sẽ cung cấp các dịch vụ tốt nhất, giúp người dân, doanh nghiệp nắm bắt được thông tin nhanh, chủ động tham gia góp ý cho công tác quản lý điều hành của cơ quan chức năng. Công chứng chính là một loại dịch vụ công quan trọng phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dân và tổ chức. Vì vậy, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng gắn với chính quyền điện tử sẽ tạo ra sự quản lý đồng bộ để các VPCC, PCC cùng hoạt động một cách có hiệu quả. Các VPCC, PCC không chỉ tương trợ lẫn nhau, mà còn từng bước chuyên nghiệp hoá loại hình dịch vụ này, nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như hiệu lực pháp lý của văn bản công chứng, góp phần hạn chế các rủi ro xảy ra.
Thanh Hoa
---------------------------
(*) Xem từ số báo ra ngày 24-10-2013
