Công chứng giữ vai trò "chốt chặn" bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự. Trong bối cảnh các thủ đoạn làm giả giấy tờ, giả mạo chủ thể ngày càng tinh vi, Quảng Ninh đang siết chặt quản lý hoạt động công chứng bằng nhiều giải pháp đồng bộ, từ tăng cường kiểm tra, giám sát đến khai thác dữ liệu và phối hợp xác minh, qua đó nâng cao hiệu quả phòng ngừa rủi ro pháp lý.
Tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Quảng Ninh, trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch, công chứng viên đều tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin ngăn chặn của tỉnh để kiểm tra tình trạng pháp lý cũng như lịch sử giao dịch của tài sản. Đây là bước kiểm tra quan trọng nhằm phát hiện những trường hợp tài sản đã được giao dịch, đang bị ngăn chặn hoặc có dấu hiệu chưa bảo đảm điều kiện pháp lý trước khi hợp đồng được xác lập.
Theo ông Nguyễn Phi Hùng, Trưởng Phòng Công chứng số 1 tỉnh Quảng Ninh, việc chia sẻ dữ liệu giúp công chứng viên có thêm căn cứ kiểm tra, đối chiếu thông tin, hạn chế rủi ro đối với tài sản đã phát sinh giao dịch. Đồng thời hỗ trợ quản lý, lưu trữ hồ sơ và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục.
6 tháng đầu năm 2026, 30 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện 48.664 việc công chứng, thu hơn 37 tỷ đồng phí công chứng. Cùng với việc khai thác cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp thường xuyên cập nhật thông tin phục vụ công tác phòng ngừa rủi ro. Sở đã bổ sung 88 văn bản ngăn chặn giao dịch tài sản và thông tin tham khảo, đồng thời cập nhật 5 văn bản giải tỏa ngăn chặn lên hệ thống, giúp các tổ chức hành nghề công chứng kịp thời tra cứu, phát hiện những trường hợp có nguy cơ ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ.
Song song với nâng cao chất lượng chuyên môn, công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng cũng được siết chặt. Trên cơ sở chỉ đạo của tỉnh, Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong các lĩnh vực công chứng, chứng thực, luật sư, thừa phát lại và đấu giá tài sản. Riêng năm 2026 dự kiến kiểm tra 5 tổ chức hành nghề công chứng.
Việc tăng cường quản lý không chỉ dừng ở hoạt động thanh tra, kiểm tra mà còn được thực hiện xuyên suốt trong quá trình hành nghề. Các tổ chức công chứng được yêu cầu thực hiện đúng trình tự, thủ tục nghiệp vụ, cập nhật đầy đủ hợp đồng, giao dịch lên cơ sở dữ liệu dùng chung và tăng cường tự kiểm tra nội bộ. Đồng thời, Sở Tư pháp phối hợp với Hội Công chứng viên, Công an tỉnh cùng các cơ quan quản lý đất đai, thuế, ngân hàng và chính quyền địa phương để kịp thời xác minh thông tin, phát hiện giấy tờ giả hoặc giao dịch có dấu hiệu vi phạm; những trường hợp sai phạm được xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan chức năng xem xét theo quy định.
Đơn cử, trong quá trình tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai số 3 đã phát hiện 2 Giấy CNQSDĐ có dấu hiệu bị làm giả. Quá trình điều tra, ngày 21/5/2026, Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh đã ban hành kết luận điều tra, đề nghị truy tố 1 đối tượng về các hành vi “Lừa đảo chiếm đoạt tài sản” và “Sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức”, với số tiền chiếm đoạt 4,9 tỷ đồng. Vụ việc thêm một lần cho thấy yêu cầu mỗi hồ sơ công chứng phải được kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ và kịp thời xác minh khi phát hiện dấu hiệu bất thường.
Ngoài ra, hiện nay, Cơ sở dữ liệu công chứng mới phục vụ các tổ chức hành nghề trong phạm vi toàn tỉnh, chưa kết nối đồng bộ với hệ thống đăng ký đất đai và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, ảnh hưởng đến hiệu quả đối chiếu, xác minh thông tin. Trong bối cảnh Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng sẽ có hiệu lực từ ngày 1/1/2027, việc tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu, mở rộng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các ngành sẽ tạo nền tảng để hoạt động công chứng ngày càng minh bạch, an toàn và hiệu quả hơn.
Tăng cường quản lý hoạt động công chứng không chỉ nhằm nâng cao chất lượng hành nghề mà còn góp phần phòng ngừa rủi ro pháp lý ngay từ đầu. Đây cũng là cơ sở để bảo đảm an toàn cho các giao dịch dân sự, kinh tế và củng cố niềm tin của người dân, doanh nghiệp.
