Mặc dù chỉ sử dụng 130 tình nguyện viên (TNV) tại hai địa điểm thi đấu (môn cờ vua ở Nhà thi đấu và cờ tướng ở Khách sạn Hạ Long Pearl), thế nhưng xác định được tầm quan trọng của công việc này nên ngay từ cuối tháng 9-2009, Quảng Ninh đã tổ chức các buổi tập huấn cho trên 200 TNV về nghi thức cũng như phong tục tập quán của những nước tham gia thi đấu.
Các TNV đang tiếp khách tại AI Games III.
Thành phần các TNV được lựa chọn đều là sinh viên của Trường Cao đẳng Sư phạm Quảng Ninh với hai ngôn ngữ chính là tiếng Anh và Trung Quốc. Các TNV phải đáp ứng các điều kiện do BTC đề ra đó là nhanh nhẹn, giỏi ngoại ngữ và có sự hiểu biết văn hoá nhất định. Phạm Thị Thuý, sinh viên năm thứ 3 khoa tiếng Anh của Trường cao Đẳng sư phạm Quảng Ninh cho biết!: ''Đây là lần đầu tiên em làm công tác TNV ở một hoạt động mang tầm cỡ quốc tế như thế này. Ban đầu cũng hơi bỡ ngỡ thế nhưng sau đó qua các buổi tập huấn cũng học được nhiều điều. Các bạn quốc tế mặc dù là lần đầu tiên tiếp xúc nhưng họ đều tỏ ra thân thiện, dễ gần...”.
TNV Phạm Phương Huyền đang hướng dẫn khách cách bầu chọn cho Vịnh Hạ Long.
Có lẽ ấn tượng nhất đối với các bạn bè quốc tế đó chính là việc khi được các TNV giới thiệu về Vịnh Hạ Long và được trực tiếp bầu chọn Vịnh Hạ Long trở thành 1 trong 7 kỳ quan thiên nhiên thế giới. Để cuộc bầu chọn của các đoàn được thuận tiện, bên cạnh những máy tính đã có sẵn tại 2 khách sạn Hạ Long Pearl và Sài Gòn Hạ Long thì Tỉnh Đoàn Quảng Ninh và Ban Quản lý Vịnh Hạ Long đã thành lập một nhóm gồm 4 người để trực tiếp hướng dẫn các trưởng đoàn, HLV, VĐV bầu chọn cho đúng. Bạn Phạm Phương Huyền, công tác tại Ban Quản lý Vịnh Hạ Long cho biết: ''Nhiều khách quốc tế rất hào hứng trước việc tiến hành bầu chọn cho Vịnh Hạ Long và xem đây như một hoạt động đóng góp cho nơi mình thi đấu. Tuy nhiên, cũng có nhiều người chưa biết Vịnh Hạ Long thế nào; và sau khi được đi thăm Vịnh về họ đã tự động đến địa điểm bầu chọn để tự mình thực hiện... Một số người bày tỏ rằng khi về nước họ sẽ vận động bạn bè, người thân cùng bầu chọn cho Vịnh Hạ Long''.
