Quảng Ninh là địa phương đầu tiên trong cả nước triển khai mô hình Trung tâm hành chính công (HCC). Đến nay, chương trình cải cách hành chính của tỉnh có bước phát triển mới: Từ “số hóa thủ tục” sang “giải quyết thủ tục dựa trên dữ liệu”. Không chỉ rút ngắn thời gian, giảm giấy tờ và số lần đi lại của công dân, Quảng Ninh đang từng bước xây dựng nền hành chính chủ động phục vụ, trong đó dữ liệu được kết nối, khai thác, tái sử dụng để nâng cao chất lượng phục vụ, mang đến sự thuận tiện, minh bạch và hài lòng cho người dân, doanh nghiệp.
Năm 2013, trong bối cảnh yêu cầu đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử ngày càng cấp thiết, Quảng Ninh đã mạnh dạn lựa chọn hướng đi mới: Xây dựng mô hình Trung tâm HCC. Tháng 3/2014, Trung tâm HCC tỉnh cùng 5 trung tâm cấp huyện chính thức đi vào hoạt động. Đây là mô hình đầu tiên được triển khai trên cả nước, đánh dấu bước đột phá của Quảng Ninh trong đổi mới phương thức phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Điểm khác biệt ngay từ khi bắt đầu là thay vì để người dân phải đi đến nhiều cơ quan, nhiều bộ phận để thực hiện từng công đoạn, Quảng Ninh tổ chức tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả tập trung, công khai, minh bạch. Đồng thời, đưa cán bộ của các cơ quan chuyên môn trực tiếp tham gia giải quyết hồ sơ tại Trung tâm HCC. Qua đó, từng bước hình thành quy trình "rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm".
Việc phân cấp, ủy quyền cũng được đẩy mạnh, tạo điều kiện để nhiều hồ sơ được thẩm định, phê duyệt ngay tại Trung tâm HCC, hạn chế việc chuyển hồ sơ qua nhiều tầng nấc. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để nguyên tắc “5 tại chỗ” gồm tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, đóng dấu và trả kết quả được phát huy hiệu quả.
Từ mô hình ban đầu, Quảng Ninh vừa làm, vừa hoàn thiện, mở rộng hệ thống Trung tâm HCC đến các địa phương trong tỉnh, tạo sự liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Mô hình được Trung ương ghi nhận, cho phép Quảng Ninh thí điểm tổ chức Trung tâm HCC trực thuộc UBND tỉnh theo Quyết định số 1831/QĐ-TTg ngày 28/10/2015. Năm 2018, mô hình tiếp tục được duy trì và đổi tên thành Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh.
Hơn 10 năm vận hành mô hình, Quảng Ninh liên tục đổi mới cách thức giải quyết công việc. Nếu giai đoạn đầu tập trung vào việc đưa thủ tục về một đầu mối, công khai quy trình, cắt giảm thời gian, thì giai đoạn tiếp theo là điện tử hóa, số hóa hồ sơ, xây dựng dịch vụ công trực tuyến. Đến nay, yêu cầu đặt ra cao hơn, không chỉ đưa hồ sơ giấy lên môi trường số, mà phải làm cho dữ liệu thực sự thay thế giấy tờ và giúp cơ quan nhà nước chủ động phục vụ người dân. Đây chính là bước chuyển nổi bật trong cải cách hành chính của Quảng Ninh hiện nay: Từ “số hóa thủ tục” sang “giải quyết thủ tục dựa trên dữ liệu”.
Với người dân, doanh nghiệp, hiệu quả của cải cách hành chính không nằm ở việc có bao nhiêu phần mềm, hay bao nhiêu cơ sở dữ liệu được xây dựng, mà trước hết là thủ tục có nhanh hơn, thuận tiện hơn hay không. Đến Trung tâm Phục vụ HCC để thực hiện thủ tục, người dân được hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và theo dõi tiến độ trong cùng một quy trình. Với các thủ tục đủ điều kiện, người dân có thể thực hiện trực tuyến, lựa chọn điểm tiếp nhận thuận tiện, không bị giới hạn bởi địa giới hành chính.
Tại đặc khu Cô Tô, nơi điều kiện địa lý có những đặc thù riêng, việc giải quyết thủ tục nhanh gọn, hạn chế đi lại càng có ý nghĩa thiết thực đối với người dân. Anh Điệp Quốc Kiên (thôn Đồng Tiến, đặc khu Cô Tô) cho biết: Điều người dân quan tâm nhất khi thực hiện TTHC là được hướng dẫn rõ ràng, hồ sơ được tiếp nhận thuận tiện và giải quyết đúng thời gian. Việc ứng dụng công nghệ, số hóa hồ sơ giúp người dân giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, hạn chế phải đi lại nhiều lần. Người dân yên tâm hơn vì có thể biết hồ sơ đang được xử lý ở đâu, tiến độ như thế nào để hoàn thành.
Đến nay, Quảng Ninh đã kết nối, khai thác nhiều cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin của Trung ương phục vụ giải quyết TTHC. Đồng thời, đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết và tái sử dụng dữ liệu đã tạo lập.
Toàn bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết trên địa bàn tỉnh được cung cấp trực tuyến, không phụ thuộc địa giới hành chính đối với các thủ tục đủ điều kiện. Tỷ lệ số hóa hồ sơ đầu vào đạt 99,9%, trả kết quả điện tử đạt trên 99%; tỷ lệ tái sử dụng thông tin, dữ liệu đã số hóa đạt 99,6%. Những con số này cho thấy quá trình chuyển đổi đang đi vào chiều sâu. Dữ liệu không còn chỉ được lưu trữ để phục vụ tra cứu, mà trở thành một thành phần trực tiếp của quy trình giải quyết thủ tục.
Cùng với dữ liệu, Quảng Ninh tiếp tục rà soát, tái cấu trúc từng quy trình. Tỉnh đã bãi bỏ, cắt giảm 21 TTHC, điều kiện, quy định liên quan đến sản xuất, kinh doanh; cắt giảm 50% thời gian giải quyết đối với TTHC do tỉnh ban hành; đồng thời cắt giảm 40% thời gian giải quyết của 1.255 TTHC và 39% thời gian giải quyết của 694 thủ tục liên quan đến doanh nghiệp do các bộ, ngành ban hành.
Bà Nguyễn Hải Vân, Giám đốc Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh, cho biết: Cải cách hành chính của tỉnh đang chuyển từ tư duy lấy hồ sơ làm trung tâm sang lấy người dân, doanh nghiệp và nhu cầu giải quyết công việc làm trung tâm. Trọng tâm không còn là đưa nguyên quy trình cũ lên môi trường điện tử, mà phải rà soát, tái cấu trúc để dữ liệu có thể thay thế giấy tờ, các khâu trung gian được cắt giảm và trách nhiệm của từng cơ quan, từng cán bộ trong quy trình được xác định rõ. Đặc biệt, dữ liệu phải thực sự “đi cùng” quy trình giải quyết thủ tục. Khi thông tin đã có và đủ điều kiện khai thác, cơ quan nhà nước phải chủ động sử dụng, không đẩy trách nhiệm chuẩn bị lại giấy tờ về phía người dân. Đây cũng là yêu cầu quan trọng để xây dựng nền hành chính phục vụ, minh bạch và hiện đại.
Tuy nhiên, quá trình chuyển từ xử lý hồ sơ sang xử lý dựa trên dữ liệu cũng đặt ra những yêu cầu mới. Dữ liệu giữa một số ngành, lĩnh vực chưa hoàn toàn đồng bộ; chất lượng dữ liệu tại một số nơi chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống”; việc kết nối, chia sẻ dữ liệu đất đai và một số dữ liệu chuyên ngành còn có mặt hạn chế.
Bên cạnh đó, các hệ thống dùng chung của một số bộ, ngành chưa đồng đều về chức năng; khả năng cấu hình thời gian giải quyết, tích hợp thanh toán, biên lai điện tử, bưu chính công ích, quản lý văn bản, cảnh báo tiến độ ở một số hệ thống vẫn cần tiếp tục hoàn thiện. Đây là những vấn đề cần được tháo gỡ để dữ liệu có thể vận hành thông suốt từ Trung ương đến cơ sở.
Để từng bước thu hẹp khoảng cách này, Quảng Ninh đang thí điểm kiosk thông minh, cùng hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử tại Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh và 9 địa phương. Qua giai đoạn đầu, hệ thống đã ghi nhận 249 lượt cấp bản sao số và 12.444 lượt tiếp cận, sử dụng các chức năng, tiện ích. Tỉnh cũng tổ chức các tổ công tác lưu động hỗ trợ giải quyết thủ tục đất đai tại cơ sở, đưa hoạt động hướng dẫn, tiếp nhận thủ tục đến gần người dân hơn.
Đây cũng là cách tiếp cận thể hiện rõ tinh thần “không để ai bị bỏ lại phía sau” trong quá trình chuyển đổi số. Người dân có thể lựa chọn phương thức phù hợp: Trực tiếp tại trung tâm, trực tuyến trên môi trường điện tử, hoặc được hỗ trợ tại cơ sở. Phía sau các phương thức đó phải là một hệ thống dữ liệu thống nhất để dù người dân lựa chọn cách nào, hồ sơ vẫn được xử lý trên cùng một nền tảng.
Thời gian tới, Quảng Ninh tiếp tục lấy dữ liệu làm nền tảng, chuyển đổi số làm phương thức và sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp làm thước đo. Trọng tâm là hoàn thiện, làm sạch, đồng bộ cơ sở dữ liệu; tiếp tục tái cấu trúc quy trình để dữ liệu thực sự thay thế giấy tờ; mở rộng giải quyết thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính; phát triển các dịch vụ công chủ động, liên thông theo sự kiện cuộc sống; nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hướng dẫn, hỗ trợ và giám sát tiến độ giải quyết hồ sơ.
Từ một mô hình tiên phong được triển khai trong điều kiện chưa có tiền lệ, mô hình Trung tâm HCC của Quảng Ninh đã trải qua một hành trình liên tục đổi mới: Từ tập trung đầu mối, công khai thủ tục, đến “5 tại chỗ”; từ điện tử hóa đến số hóa và nay là khai thác, tái sử dụng dữ liệu. Đây là nền tảng quan trọng để Quảng Ninh tiếp tục giữ vai trò tiên phong, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.
