Chuyển đổi số đang từng bước làm thay đổi cách thức giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) trên địa bàn TP Quảng Ninh, mang đến sự thuận tiện hơn cho người dân, doanh nghiệp, đồng thời góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, thân thiện và hướng tới “hành chính xanh”.
Với anh Nguyễn Đình Sơn, thôn Ngọc Vừng (đặc khu Vân Đồn), việc làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất giờ đây dễ dàng hơn trước. Nếu như trước đây, anh phải đi tàu biển gần 1 giờ để vào Trung tâm Phục vụ hành chính công đặc khu Vân Đồn làm hồ sơ, thì nay có thể được cán bộ tại điểm tiếp nhận Ngọc Vừng hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến.
“Tôi thấy nộp TTHC trực tuyến rất thuận lợi, tôi đã được cán bộ hướng dẫn và đã nộp được hồ sơ, sau này tôi có các thủ tục cần nộp tôi sẽ dùng dịch vụ công trực tuyến như thế này, thuận lợi cho người dân rất nhiều, không bị mất phí, bưu điện mang đến tận nhà” - anh Sơn chia sẻ.
Cán bộ Điểm tiếp nhận Ngọc Vừng hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến cho anh Nguyễn Đình Sơn, thôn Ngọc Vừng (đặc khu Vân Đồn).
Thực hiện Nghị quyết số 57 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, hiện nay TTHC trên địa bàn thành phố đã chuẩn hóa quy trình giải quyết và thực hiện số hóa 100% hồ sơ TTHC đủ điều kiện theo quy trình 5 bước trên môi trường điện tử, gắn với sử dụng chữ ký số điện tử trong toàn bộ quy trình. Cùng với đó, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của thành phố đã khai thác cơ sở dữ liệu dân cư, doanh nghiệp, bảo hiểm xã hội và kho dữ liệu của người dân để tra cứu trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của thành phố.
Nhờ đó, dữ liệu đã được tái sử dụng, cắt giảm thành phần hồ sơ đối với căn cước công dân, giấy đăng ký kinh doanh, sổ bảo hiểm xã hội… bản giấy; người dân, doanh nghiệp không phải nộp lại những giấy tờ đã được chia sẻ. Hệ thống cũng đã sẵn sàng kết nối với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Trong 8 tháng năm 2026, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố đã số hóa 17.782 hồ sơ đầu vào, đạt 99,9%; trả 16.473 kết quả bản điện tử, đạt 96,5%. Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, phường, đặc khu đã số hóa 45.507 hồ sơ đầu vào, đạt 99,9%; trả 44.313 kết quả bản điện tử, đạt 99,9%. Đáng chú ý, tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu đạt khoảng 99,31%. Điều này cho thấy phần lớn thông tin của người dân, doanh nghiệp đã được hệ thống tự động khai thác lại, thay vì phải cung cấp lại giấy tờ trong mỗi lần thực hiện thủ tục.
Người dân sử dụng mô hình Kiosk thông minh để giải quyết TTHC tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Uông Bí.
Cùng với số hóa dữ liệu, Quảng Ninh đang thử nghiệm những phương thức phục vụ mới, giúp người dân chủ động hơn khi thực hiện TTHC. Mô hình Kiosk thông minh và Hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử đã được triển khai thí điểm. Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, từ khi thí điểm vào tháng 5/2026 đến nay, hệ thống kiosk thông minh đã ghi nhận 250 lượt cấp bản sao số và 12.444 lượt tiếp cận, sử dụng các chức năng, tiện ích. Bước đầu cho thấy công nghệ đang dần trở thành một phần quen thuộc trong hành trình thực hiện dịch vụ công, người dân có thêm lựa chọn, giảm thời gian chờ đợi, đồng thời giảm áp lực tại các quầy tiếp nhận.
Từ những hiệu quả của mô hình thử nghiệm tiện ích số nơi tập trung nhiều giao dịch hành chính, các địa phương đang chủ động tìm cách đưa các ứng dụng mới vào thực tiễn, tạo thêm những trải nghiệm thuận tiện cho người dân. Tại phường Đông Triều, công nghệ cũng được đưa đến gần người dân hơn khi địa phương là nơi đầu tiên trong thành phố đưa robot hỗ trợ giải quyết TTHC vào thực tiễn. Robot có khả năng hướng dẫn người dân tra cứu thông tin, giải đáp các câu hỏi liên quan đến TTHC và hướng dẫn thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.
Lần đầu trải nghiệm tương tác với robot, chị Nguyễn Thị Hồng Hoan, phường Đông Triều, chia sẻ: Tôi thấy robot rất thân thiện, thông minh, các thao tác đều hướng dẫn bằng giọng nói và trên màn hình, chỉ cần làm theo hướng dẫn là có thể tra cứu thông tin. Việc ứng dụng công nghệ như thế này giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn.
Cùng với Đông Triều, phường Mông Dương cũng đã triển khai trợ lý ảo AI phục vụ công tác quản lý, điều hành và giải quyết TTHC. Trợ lý ảo được thiết kế riêng cho cán bộ và người dân, tích hợp các tính năng tra cứu thủ tục hành chính, hướng dẫn hồ sơ, quy trình, biểu mẫu; giải đáp chính sách pháp luật, hỗ trợ rà soát căn cứ pháp lý và tổng hợp báo cáo phục vụ chỉ đạo, điều hành.
Song song với đó, phường đưa robot AI vào Trung tâm Phục vụ hành chính công phường để hỗ trợ người dân tra cứu thông tin, chỉ dẫn quầy tiếp nhận, qua đó nâng cao trải nghiệm khi sử dụng dịch vụ công.
Để người dân tiếp cận với dịch vụ công trực tuyến, hiện nay đoàn thanh niên đang tích cực hướng dẫn người dân các thao tác nộp TTHC qua VNeID.
Từ những thay đổi trong từng khâu giải quyết TTHC, khoảng cách giữa công nghệ và đời sống đang dần được thu hẹp. Khi dữ liệu được kết nối, hồ sơ được số hóa và người dân có thể chủ động hơn trong thực hiện thủ tục, nền hành chính cũng trở nên nhẹ nhàng, minh bạch và gần gũi hơn. Chuyển đổi số vì thế không chỉ là câu chuyện của công nghệ, mà đang trở thành một phần trong đời sống hành chính hằng ngày, đây là một bước tiến đến nền hành chính thân thiện, hiện đại và xanh hơn, góp phần tạo thêm động lực cho Quảng Ninh phát triển bền vững.
