Trước diễn biến của bão số 1 với dự báo lượng mưa lớn, việc đảm bảo an toàn hồ đập khu vực hồ chứa nước Đầm Hà Động được Ban chỉ đạo phòng thủ dân sự xã Quảng Tân và Xí nghiệp Thủy lợi Tiên Yên trực thuộc Công ty TNHH 1TV Thủy lợi Yên Lập Quảng Ninh xác định là nhiệm vụ trọng yếu, đặc biệt khi khu vực hạ lưu hồ nằm sát khu dân cư xã Quảng Tân.
Trong đó việc chủ động chuẩn bị lực lượng, vật tư, phương tiện và phương án điều tiết hồ được xác định là nhiệm vụ trọng tâm nhằm bảo đảm an toàn công trình, hạn chế thấp nhất thiệt hại do bão số 1 gây ra.
Về vật tư, phương tiện, đơn vị đã chuẩn bị sẵn sàng 1.000 bao tải, 200 rọ thép, 300m³ đá hộc, 300m³ cát, 50kg dây thép D4, 800m² vải bạt và các dụng cụ phòng, chống thiên tai. Đồng thời bố trí bãi lấy đất cách đập khoảng 100m phục vụ xử lý sự cố khi cần thiết. UBND xã Quảng Tân hỗ trợ 8 xe tải trọng 5-7 tấn và 4 máy xúc PC140 đến PC200.
Hiện Xí nghiệp Thủy lợi Tiên Yên đang mở 1 cửa xả với mức xả 40m³/giây, duy trì mức nước hồ ở dưới 58m và dung tích dưới 10,1 triệu m³ (70% dung tích thiết kế của hồ).
Việc xả nước đệm được thực hiện theo quy trình vận hành hồ chứa, nhằm chủ động hạ mực nước, tạo dung tích phòng lũ khi mưa lớn còn tiếp diễn. Xã Quảng Tân đã thông tin kịp thời đến các thôn, bản vùng hạ du; khuyến cáo người dân hạn chế đi lại qua khu vực suối, ngầm tràn, lòng hồ và các tuyến thoát lũ khi mưa lớn, nước dâng.
UBND xã Quảng Tân cũng đã chủ động triển khai đồng bộ các phương án ứng phó theo phương châm "4 tại chỗ", "3 sẵn sàng", tập trung bảo đảm an toàn tính mạng, tài sản của nhân dân và giảm thiểu thấp nhất thiệt hại do mưa bão gây ra; chỉ đạo các lực lượng duy trì trực ban 24/24 giờ, thường xuyên cập nhật diễn biến bão; đồng thời tuyên truyền trên hệ thống thông tin cơ sở, nhóm Zalo của Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự và các thôn, bản để người dân chủ động phòng tránh. Qua rà soát, xã Quảng Tân có 111 hộ với 446 nhân khẩu thuộc diện nguy cơ, trong đó có nhà thiếu kiên cố, khu vực có nguy cơ sạt lở, lũ quét và ngập lụt.
Để sẵn sàng ứng phó, xã huy động khoảng 400 người, gồm 200 cán bộ, chiến sĩ, công chức và người lao động; 150 thành viên các tổ, đội xung kích thôn, bản; 50 người từ các doanh nghiệp, hợp tác xã trên địa bàn. Phương tiện được chuẩn bị gồm 6 xe tải, 11 máy xúc, máy gạt, 3 xe bán tải, 3 xe ca, 4 xe thùng của Công an xã cùng các phương tiện của doanh nghiệp, nhà thầu khi cần thiết.